テレワークにおけるコミュニケーション不足の課題を解消する工夫や解決策

テレワークのコミュニケーションにおける課題

テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消するためには、まず課題を洗い出すことが必要です。テレワークのコミュニケーションにおける課題には、主に以下の6つが挙げられます。

• コミュニケーションが取りにくい
• 認識違いが起こりやすい
• 一度で伝えられる情報量が少ない
• タイムラグが発生しやすい
• 従業員が孤独を感じやすい
• 業務以外のコミュニケーションを取りにくい

業務以外のコミュニケーションを取りにくい

テレワークの場合、従業員がそれぞれ異なる場所にいるため、顔を合わせる機会が減ります。相手が忙しい状況なのか判断できず、たとえ電話やビデオ通話をしたとしても、作業の邪魔をするかもしれないという配慮から、必要最低限の連絡のみとなりがちです。雑談などで気軽にコミュニケーションを取ることも少なくなります。また、電話やビデオ通話は手間がかかり作業効率の低下につながるため、回避傾向となるのもコミュニケーション不足に陥る原因のひとつです。

認識違いが起こりやすい

テレワークでは、メールやチャット、社内SNSなどを用いた文章によるやり取りが中心となります。文章は読み取り方に個人差があり、細かなニュアンスなどを伝えるのに向いていません。お互いの顔が見えないこともあり、相手に意図していない受け取り方をされるおそれもあります。また、誤解が生じた際の訂正手段が文章となる点も問題です。さらなる誤解を招くこともあり、結果としてコミュニケーションを取る意欲が低下します。

一度で伝えられる情報量が少ない

メールやチャットなどでのやり取りには、記録を残しやすいというメリットがあります。しかし、情報の伝達量が限られているのは問題点です。メールやチャットなどでのやり取りは、対面での会話やミーティングと比較して、一度に伝えられる情報量が少なくなります。しかも、そのわりに文章の作成に時間がかかりがちです。そのため、コミュニケーションの質や頻度が低下する結果となります。

タイムラグが発生しやすい

対面での質問なら回答がすぐに得られますが、テレワークの場合そうはいきません。テレワークは相手の状況を確認するのが難しく、忙しい時にメールやチャットでメッセージを送信してしまう可能性もあります。この場合、相手がすぐにメッセージを確認するとは限りません。昼間に送信した連絡への返信が、夕方以降となる場合もあるでしょう。このようなタイムラグが続くと、作業が停滞してしまうおそれもあります。また、タイムラグはストレスを引き起こす原因です。緊急性の高い連絡以外を避けるようになり、コミュニケーション不足につながる可能性があります。

従業員が孤独を感じやすい

テレワークでは上司や同僚と会う機会が減り、悩みや問題を抱えた時も相談できない状況に陥ります。連絡自体を敬遠するケースもあり、従業員が孤独を感じやすくなるのは課題です。また、テレワークには自分のペースで作業を進められるメリットがある反面、他の従業員と協力し合いながら作業を進めるほうが向いている方もいます。そういった方にとっては、孤独を感じやすいテレワークの場合、モチベーションの低下や作業の停滞、さらには離職などにつながるおそれもあります。

業務以外のコミュニケーションを取りにくい

テレワークの場合、相手の状況を直接確認できません。そのため、忙しい時に、業務と関係のない挨拶や雑談で相手に手間を取らせることを懸念し、気軽なコミュニケーションが取りづらくなります。また、メールやチャットなどではプライベートな話題を出すことに難色を示す方や、記録が残るのを嫌がる方もいるため、業務連絡のみとなりがちです。

仕事ならば業務連絡のみで問題ないと思う方もいるかもしれませんが、そうとは限りません。雑談はストレス発散となり、従業員同士の良い関係性の構築にも役立ちます。雑談の中で、業務に役立つアイデアや問題解決方法などが思いつく場合もあるでしょう。雑談がなければこういった機会を失うことになり、場合によっては業務に支障をきたすおそれもあります。

テレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫や解決策

テレワークのコミュニケーションにおける課題を洗い出した後は、対策を考えなければなりません。テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消する工夫や解決策として、主に以下の6つが挙げられます。

• コミュニケーションツールを導入する
• コミュニケーションルールを設定する
• 1on1ミーティングを実施する
• 業務状況は可視化する
• 雑談をする機会を設ける
• 定期的にイベントを開催する

コミュニケーションツールを導入する

メールやチャットでのやり取りのみでは、情報やコミュニケーションが不足しがちです。他のツールを導入し、コミュニケーション不足を改善するのもひとつの手段です。たとえば、オンライン会議ツールを導入すれば、ビデオ通話によって、お互いの顔を見ながら複数人で会議ができます。ビデオ通話は、会議だけでなく雑談するために利用するのもおすすめです。また、オンライン会議ツールなら、図やグラフなどを用いたコミュニケーションができるため、文章だけでは足りない情報量を補うのにも最適です。

他にも、コミュニケーションツールとして、メタバースを導入している事例があります。仮想空間にてアバター同士でコミュニケーションを取ることは、画面越しのやり取りよりも、より対面に近い体験をもたらします。特に、会話内容によってアバターの表情が変化するタイプのプラットフォームを利用するのはおすすめです。お互いの反応を見ながらコミュニケーションが取れ、認識違いが起こる頻度も減るでしょう。

コミュニケーションルールを設定する

テレワークでコミュニケーション不足に陥らないために、コミュニケーションの取り方についてのルールを設定しておくことも重要です。コミュニケーションルールには、以下のような例が挙げられます。

• 決められた日には出社する
• 決められた時間にコミュニケーションを取る
• 社内メールやチャットでは挨拶文を省略する
• 簡単な返事はスタンプのみも可能とする
• オンライン会議はビデオ通話にする

1on1ミーティングを実施する

上司と部下が一対一で対話する1on1ミーティングの時間を設けることも、コミュニケーション不足の解消に適しています。対面ではなく、オンライン会議ツールを利用したビデオ通話のミーティングでも問題ありません。1on1ミーティングには、複数人でのミーティングよりも悩みなどを打ち明けやすい点にメリットがあります。

業務上の相談だけでなく、気軽な雑談などもしやすい環境を整えれば、不安解消や上司と部下の良い信頼関係を築くきっかけにもなり、仕事のモチベーションも上がります。1on1ミーティングを実施する際は、記録を残すとより効果的です。記録を残すことで、上司から見て部下の状況の変化が一目でわかり、的確なフィードバックも可能となります。

業務状況は可視化する

テレワークには、従業員それぞれの業務の進捗状況が把握しにくいというデメリットがあります。このデメリットを改善するためには、業務状況の可視化が必要です。業務状況の可視化には、タスク管理ツールを使います。そこでよく使われるのは、カレンダーアプリやスプレッドシートなどです。

タスク管理ツールへの入力を徹底し、従業員同士で共有すれば、お互いの業務状況が把握できます。入力を怠らないために、フォーマットを用意しておくのもおすすめです。また、ミーティングで業務状況を報告する機会を設けるのも、業務状況の可視化には有効です。業務状況の可視化がうまくいけば、コミュニケーションを取るタイミングもわかるようになるでしょう。

雑談をする機会を設ける

テレワークには、業務以外の雑談が少なくなりがちなデメリットがあります。雑談にはストレス解消や気分転換などの効果があるため、積極的に取り入れるのをおすすめします。雑談を促そうとするなら、業務報告などの会議とは別に、オンラインでの雑談の場を設けることが大事です。たとえば、オンラインでのランチ会や飲み会などの定期的な開催がおすすめです。そうした集まりでは、出入りを自由にする、トークテーマを決めておくなど参加しやすくなる工夫も必要となります。また、雑談専用のチャットツールを用意するのも、コミュニケーションの円滑化につながります。

定期的にイベントを開催する

オンライン会議や雑談以外にも定期的にイベントを開催すると、テレワークのコミュニケーション不足の解消に効果的です。定期的なイベントには、たとえば昼食会や懇親会、ゲーム大会などが適しています。部署に関係なく誰でも参加できるようにすれば、業務であまり交流のない従業員たちともコミュニケーションが取れる機会になります。連帯感や安心感も生まれ、仕事へのモチベーションアップも期待できるでしょう。ただし、イベントをストレスに感じる従業員もいるため、強制参加にするのは控えてください。

まとめ

テレワークは、メールやチャットを利用した文章によるコミュニケーションがメインとなるため、一度で伝えられる情報量が少なく、認識違いが起こりやすいという課題があります。また、タイムラグが発生しやすく、業務以外のコミュニケーションが取りにくい、従業員が孤独を感じやすいなども問題点です。

しかし、テレワークのコミュニケーション不足は、コミュニケーションツールの導入やコミュニケーションルールの設定などで解消できます。他には、1on1ミーティングの実施や業務状況の可視化なども効果的です。雑談の機会設定や定期的なイベント開催なども取り入れ、コミュニケーション活性化につなげましょう。

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