働き方改革は勤怠管理から！Excelテンプレートを使った労務管理

勤怠管理の基本

勤怠管理の見直しをおこなう前に、まずは「誰の何を管理すべきか」をしっかりと確認しておく必要があります。法律の把握はもちろん、管理の方法や役割（責任者）、労働時間の定義に関するルールを定め、運用前に周知するようにしましょう。

勤怠管理の対象となる従業員

会社ではパートタイマーや派遣社員、管理職など様々な雇用形態・職位の従業員が働いています。そこでまずは、管理の対象となる従業員を洗い出して、それらのすべてに対応できるような管理のしくみを構築する必要があります。
勤怠管理の対象となる従業員は、基本的には会社の経営者と一体的な立場で仕事をする管理監督者（いわゆる管理職）以外全員です。ただし、主に専門職などに適用される裁量労働制では労働時間が給与に反映されるわけではありませんので、厳密に把握する必要はありません。
しかしながら、勤怠管理をおこなう目的として、賃金を適正に支払うこと以外にも、近年は、労働者の健康維持の観点から「長時間労働を防止する」ことが重視されています。働き方改革の狙いもまさにそこにあります。
万が一従業員の過労死や過労自殺などの事態が起こってしまいますと、従業員の家族や関係者に甚大な影響を与えてしまうだけでなく、企業（使用者）側にとっても、賠償責任の発生やイメージダウンなど大きなダメージを蒙ります。
そのため、管理監督者や裁量労働制対象者であっても、一般の従業員ほどの厳密性は求めないまでも労働時間は記録しておく必要があるといえます。また、後述しますが、深夜時間帯や休日の労働に対しては、これらの労働者にも割増賃金が発生します。

労働時間の定義－どこまでを労働時間と見なすか

労働時間管理においてあらかじめ確認・周知しておきたいのが「どこまでを労働時間とみなすか」の定義です。法的に定められた労働時間の定義はありませんが、たとえば自宅に仕事を持ち帰った場合は残業時間としてカウントすべきか？など、判断が難しいケースがあります。
持ち帰り残業については、明らかに就業時間内に処理できない量の業務を会社が命じた場合は労働時間としてカウントする、という判断になるでしょう。ですが、いちいち判断が必要になるような状況は作らない、というのが望ましいですから、持ち帰り残業を禁止するなどのルール作り、過剰な量の業務を課さないための体制作りなども重要です。

「制服に着替える時間を労働時間と見なすかどうか？」という議論もあります。着替えが義務であれば労働時間とし、義務でなければ労働時間と見なさない、という解釈が一般的ですが、後からもめないように、あらかじめはっきりさせておく必要があるでしょう。

この他にも、判断に迷うようなことがないかどうか事前に洗い出しをおこない、法律に照らして問題のないようにルール作りをしておくことをおすすめします。

残業や深夜残業の賃金

労働基準法により、労働時間は「1日8時間・週40時間」と定められており、これを超えて働いた場合には、残業代として通常の賃金の1.25倍の割増賃金を支給する必要があります。ただし、裁量労働制の場合には多くは「みなし残業」として、また、管理監督者（管理職）の場合には経営者と一体的な立場であるとみなされ、規定の対象外となりますので、規定の労働時間を超えて働いた場合でも残業手当は基本的には支給されません。

なお、同じ残業でも、22時から翌朝5時までの間は、深夜残業代として、通常の賃金の1.5倍（時間外労働割増25%＋深夜労働割増25％）を支払わなければなりません。この深夜時間帯と休日（法定休日※）勤務の割増（35%）については、労働基準法の規定により、裁量労働者や管理監督者も対象になります。

労働時間を月単位や年単位で調整する変形労働時間制を採用している場合は、22時から翌朝5時までが所定労働時間内であれば時間外労働の割増は必要ありませんが、深夜勤務として1.25倍の割増賃金を支払う必要があります。

※休日出勤であっても、法定外休日に出勤した場合は割増対象外です。ただしすでにその週に40時間以上勤務している場合は1.25倍の割増賃金となります。

Excelテンプレートを使った勤怠管理

理想的な勤怠管理システムは、労働時間の把握がシンプルかつ正確におこなえて、そのデータを正しくスムーズに給与計算にも反映できる、というものでしょう。しかし、タイムカードに代表されるように、シンプルで従業員にとっては使いやすいものでも、データの手入力や計算が必要になるなど、管理や給与計算をおこなう側としては不便な上に、人為的なミスが起こりやすいというのが実情です。
始業・終業時刻の記録・データ化・管理そして給与計算への反映までをスムーズにおこなえる勤怠管理システムを導入する、あるいは外部のシステム会社に依頼して構築してもらうという方法もありますが、従業員の少ない中小企業では導入と維持のコストを考えるとなかなか踏み出せないかもしれません。
そこで、多少の省力化に役立つものとしてお勧めしたいのが、労働時間を算出する計算式が設定されたExcel勤怠管理テンプレートです。これまで労働時間を手計算していた、あるいは厳密に管理していなかった場合にご利用ください。

出勤簿テンプレート

始業時刻・終業時刻・休憩時間を入力すると労働時間を自動計算、さらに、22時から5時までの深夜早朝時間帯の労働時間を別に計算するExcel形式のテンプレートや、手書き用で計算機能の付かないもの、そして、個人別に1ヶ月分を記録するものや、日別に各従業員が記録するものなど、様々なテンプレートがあります。
用途に応じてお選びください。また、自社用にカスタマイズしてご利用ください。

年次有給休暇の取得義務

働き方改革関連法により、新たに義務化されたことがあります。それは、年5日の有給休暇の取得義務（年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者の場合）です。労働基準法では、「使用者は、労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日（基準日）から１年以内に5日について、取得時季を指定して年次有給休暇を取得させなければならない」（ただし、すでに5日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、使用者による時季指定は不要）としています。
また、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません（システム上にデータがあれば可）。
このことが守られないと労基法違反となり、罰則も課されますから、管理者側は従業員の有給取得状況の把握と記録をしっかりとおこなう必要があります。

有給休暇管理テンプレート

労働時間の見直し

勤怠管理をきちんとおこなうことで、各従業員の労働状況が一目で把握できるようになります。そのため、健康への影響が懸念されるほど長時間労働をしている従業員がいないか、長時間労働をする部署に偏りはないか、常に目を配ることができ、社内の人事異動などの参考にもなります。
また、計画通りにスケジュールが進んでいても、作業時間ベースでみると多くの従業員が長時間の残業続きになっているなど、労働時間を「見える化」することで浮かび上がってくる課題があるかもしれません。
繁忙期などをなくすことはできませんが、労働時間の把握を通して、特定の個人や部署に仕事が偏りすぎないよう調整するなど、問題を放置しないようにすることが大切です。

まとめ

長時間労働による過労死や過労自殺の問題がテレビやネットで取りざたされる機会も多いですが、その背景には労働時間管理の欠如があります。立派な勤怠管理システムがなくても、Excelの勤怠管理テンプレートなどを活用して従業員全員の労働時間をしっかりと把握し、仕事量の調整や、必要であれば人員の補充や異動などをおこなうことによって、一人ひとりが生き生きと働ける社内環境を目指したいですね。