新年度に準備したい　ビジネス挨拶状に使える無料テンプレート

社長交代挨拶状　就任・退任のご挨拶

社長は会社の代表です。社長の交代をお知らせする挨拶状は、会社が対外的に送る文書の中でも、最も格調を重んじるもののひとつです。ですから、文面はもちろんのこと、レイアウト、印刷用紙にまで気を配る企業も少なくありません。
こういったフォーマルな挨拶状は、メールではなく文書で送ります。最近ではA4サイズ・横書きのものも目にするようにはなりましたが、伝統的な形式に則るなら、文面は縦書きで、書体は楷書体や明朝体を用い、封書で送ります。紙も、通常使われるような上質紙ではなく厚手のもので、よく使われるのは、角丸の二つ折りカードです。なお、横書きであっても、素材感のある紙を用いたレターヘッド入りの便箋を使えば格調高い印象を与えます。

挨拶文は格調高く。新社長の役職・氏名・就任日を記載

社長が交代する場合、通常は退任・就任のご挨拶を合わせておこなうことが多いです。まず、前任者から退任挨拶と新社長の紹介があり、引き続いて、新社長から就任挨拶をおこなうかたちです。その際、役職名（代表取締役社長など）・氏名のほかに、就任日も明記するようにしてください。
ただし、予期せぬ交代や、社長が会長に就任する場合、役員も合わせて交代する場合など様々なケースがありますので、状況に応じて文面は異なります。
なお、フォーマルな挨拶状で一般的に使わる頭語・結語は「拝啓／敬具」ですが、より丁寧な表現として「謹啓／敬白」「謹呈／謹言」などがあります。社長の就任・退任挨拶であれば、後者を使ってもよいでしょう。
末尾に記載する文書発信の日付は「○年○月」または「○年○月吉日」とします。

送るタイミングは「就任後速やかに」

社長交代の挨拶状を出すタイミングは「就任後速やかに」が原則です。新社長が正式に承認され就任したら、すぐに挨拶状の手配をしましょう。1週間以内に取引先の手元に届くように、とされますが、2022年1月以降、普通郵便の配達日数が繰り下げになりましたので、早めに差し出せるよう準備してください。

事務所移転のお知らせ

この他、書面で送ることが多いのが、事務所移転のお知らせです。これらも会社にとっては大きな出来事であり、取引をするうえで必要な情報ですから、ステークホルダーには確実に伝える必要があります。
広く一般にはホームページで、また、個人顧客など膨大な数におよぶ場合にはメールで告知する場合もありますが、取引先には書面で送るのがベターです。もちろん、業務の担当者同士であればメールでお知らせしてもよいでしょうが、会社からの公式なお知らせは、書面のほうが丁寧ですし、目にとめてもらうという意味でも効果的です。
体裁に関しては、A4横書き文書やハガキで送られるケースも多く、社長交代挨拶ほど格式に気を使う必要はありません。

新住所・電話番号・FAX番号そして営業開始日を記載

記載すべき内容は、移転先の住所と、変更の有無にかかわらず、電話番号やFAX番号、そして新オフィスでの営業開始日です。住所は変わっても電話番号やFAX番号は変わらない場合もありますが、報せを受けた側は「電話番号は変わらないのだろうか？」と気になるものです。よって、番号を記載し「電話番号（FAX番号）は変更ございません」などと書き添えておくと安心です。
なお、最近は、Mapアプリなどで場所を調べることが容易になりましたので必ずしも必要はありませんが、地図を付けておくと親切です。

送るタイミングは「1ヶ月くらい前に」

事務所移転のお知らせは、1ヶ月前くらいを目途に送るのがよいでしょう。遅くとも2週間前には相手の手元に届いていることが望ましいです。というのは、事務所へは書類やモノが送られたり、人が来訪するということがあると思いますが、直前または移転後の案内では、旧住所にモノが送られてしまったり、訪問したもののオフィスがなくなっていた…などという事態になりかねないからです。

社名変更のお知らせ

年度の切り替わり、または社長・役員の交代と合わせて社名を変更することもあると思います。
社名の変更は、社長や役員の交代、事務所移転以上に大きな影響があります。取引先や顧客はもちろん、世間一般にも広く告知しなければなりません。
ホームページへの掲載、場合によってはプレスリリースをおこなって告知するとともに、取引先にはきちんと文書でお知らせするようにしましょう。

新旧社名と社名変更日を記載

社名がいつ、どのように変わるのか、旧社名と新社名、変更日の記載は必須です。また、社名変更の理由や経緯を説明することも重要です。それにより、これからの会社の方針を伝えることができ、前向きな印象を与えられます。
また、社名変更に合わせてロゴマークも変わる場合は、文書内に新しいロゴマークを入れておくとよいでしょう。
なお、差出人名は、新しい社名に替わる前ですから、変更前の社名とします。

送るタイミングは「遅くとも1ヶ月前に」

社名の変更は影響が大きいと書きましたが、なぜなら、取引先は、そのことを関係部門に周知し、システム上の取引先登録情報を変更し、取引先の名前をホームページや資料などに掲載している場合はそれも変更する必要があるからです。
そのため、告知は早めにおこないます。プレスリリースなどで対外告知をおこなう場合はそれより遅れることのないように、また、プレスリリースをしない場合でも、変更の1ヶ月前には相手先に届くよう手配したいものです。

手間なく、クオリティにもこだわった挨拶状を送るには

担当者レベルではなく会社として送るフォーマルな挨拶状は、その会社の印象にも影響を与えます。そのため、マナーに適っているか、内容に漏れはないか、など細かいところまで気を使うものです。
定型文が参考にできるとはいえ、文面の内容が状況と合致しないことがあります。そのような場合は文面を書き換えなければいけませんが、慣れた方ならともかく、滅多に出すことのない文書ですから「どう書けばよいのだろう？」と迷うこともあるかもしれません。その他、レイアウトの調整や、印刷用紙・封筒の選定・調達など、自社ですべてやろうとすると大変です。ただでさえ、挨拶状を出そうという時は諸手続きでバタバタしているはずですから、できるだけ手間をかけずにすませたいですよね。
そのような場合は、専門業者に任せるのも手です。たとえば、挨拶状印刷の老舗「挨拶状ドットコム」では、文面の相談・アレンジから校正、印刷まで一貫して依頼することができます。さらに、宛名印刷や封入・投函などのオプションサービスもあり、まさに手間いらず。急ぎの場合は、校了後最短当日出荷にも対応しています。

◎挨拶状ドットコムには無料の相談窓口（お問い合わせフォーム）が設置されています。サービス内容や料金、納期はもちろん、「こんな挨拶状が作りたいけれど対応は可能か」など、気軽に相談してみてはいかがでしょうか。