最終更新日：2024年02月20日
在職証明書とは、会社の従業員がその会社に在籍していること、あるいは在籍していたことを証明する書類のことです。職種や業務内容、雇用形態、雇用期間、勤務地、給与などが記載されています。在職証明書は会社によって呼び名が異なり、「就労証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」と呼ばれることもあります。
在職証明書は、主に在職あるいは退職した会社の人事部や総務部で発行されることが多く、用紙は提出先から指定されたものを使用する場合もありますが、決まった書式がないので注意が必要です。
在職証明書は、保育園や保育所の入園・入所あるいは更新の申請時に、申請書と一緒に提出します。
保育園などを管轄する市区町村である自治体は、在職証明書によって日中の家庭保育が困難であることを確認し、その家族に保育園などの保育が必要であるかを判断します。入園後も就労状況を確認するために、毎年在職証明書を提出させる保育園もあります。また、私立学校で入学願書と一緒に提出する場合もあります。
保育園などの場合、在職証明書の用紙は保育園などを管轄する自治体が用意していることが多く、自治体の窓口で受け取るか、自治体のホームページからダウンロードして使用することになります。在職証明書の用紙を、勤務先の人事部や総務部へ提出して作成してもらいます。
住宅ローンを申し込むときに、勤務先を確認して返済能力があるか確認するために、在職証明書を提出させることがあります。
また、賃貸住宅に入居するときも、入居者が家賃を払えるかを確認するために、契約時に在職証明書を提出させることがあります。
転職活動中に、就職希望先から履歴書などのほかに在職証明書の提出を求められることがあります。これは履歴書や職務経歴書の内容が正しいか確認するためであり、過去の在籍年数から基本給などを算出するためでもあります。
また、地方公務員の社会人枠の中には、職務経験5年以上などの条件が設けられている場合があり、そのときに在職証明書を提出させて職務経験年数を確認することになります。
副業や兼業を希望する場合も、副業先や兼業先は希望者の本業での職務能力や労働時間などを確認して、副業先での稼働時間や生産性の高さを決めるために、在職証明書を提出させることがあります。
なお、退職した元従業員から、転職活動中に就職希望先から在職証明書の提出を依頼されたので発行してほしいといわれた場合は、退職証明書を発行する方が適切です。退職証明書は、労働基準法第22条に定められている企業の義務になるため、対象者から依頼された場合には、すみやかに発行する必要があります。
外国人労働者が日本で働く場合には就労ビザが必要になりますが、そのビザを申請する際に在職証明書の提出が求められます。就労ビザの更新の場合も同様です。また、日本に居住するための在留資格の申請にも必要になります。
外国人労働者の転職者を雇う際にも、本人の就労資格証明書を申請するときに在職証明書が必要になります。
在職証明書はいろいろな場面で提出が求められますが、法令で定められた証明書ではないので、決まった書式があるわけではありません。だからといって、自由に作成してよい訳ではなく、最低必要な記載事項は決まっています。
一般的に求められる記載項目は下記のとおりです。
在職証明書は提出先によって求められる記載事項が異なるため、作成する前に何のために使用するのか、その目的をしっかり確認することが重要です。場合によっては、提出先で在職証明書の書式を用意していることもあるので、フォーマットの指定がないか確認してください。
保育園などの場合、在職証明書で確認したい事項は勤務時間や勤務日数であり、就労によって日中の家庭保育ができないかどうかを判断するために使用されます。また、自治体の勤務時間条例で定められた最低勤務時間を超えているかも確認されます。
一方、住宅ローンや賃貸住宅の契約では、在職証明書は契約者の月収や年収から、ローンの返済や家賃の支払いができるかを判断するために使用されます。
記載内容としては、従業員の氏名、住所、生年月日のほかに、雇用期間、雇用形態、職務内容、勤務地、給与、さらに発行者の会社名、住所も必要になります。
在職証明書を作成する会社の担当者は、依頼してきた従業員にその使用目的をしっかり確認してうえで、記載すべき情報を会社のデータベースから抽出して作成してください。データベースからの転記が手作業になる場合は、転記ミスや転記もれがないように、細心の注意を払いましょう。
さらに、在職証明書の内容は従業員の氏名や住所など、個人情報が多く含まれているので、取り扱いや管理には十分注意してください。
在職証明書は法令で定められた書式がなく、従業員から作成依頼を受けても、提出先が求める記載内容が異なるため、個別対応で作成することになります。ゆえに、作成に時間を要することになります。そこで、在職証明書をいかに効率的に作成するかが、大きな課題になります。
以下で、在職証明書の作成に時間がかかる代表的な原因を紹介します。
在職証明書に記載すべき人事情報は、会社の労働者の氏名、住所、生年月日、雇用条件、給与情報など、さまざまな項目が含まれます。これらを個別のファイルやツールで管理している場合、対象の従業員の情報を抽出するには、かなりの時間を要することになります。
それらの情報が紙の書類で保管されていると、ページをめくって情報を探し出すので、かなり時間がかかります。データで保存されていても、項目ごとに別々に管理されている場合は、やはり骨の折れる作業になります。
このように、個別の従業員の人事情報を探し出すことは、時間がかかる仕事になります。
この場合の対策としては、該当のデータが探しやすいように、必要な情報はデータで一元管理することが挙げられます。
在職証明書の書式が提出先から指定されている場合は、その書式に沿って記入すればよいのですが、指定がない場合は書式の自由度は大きくなります。その場合、インターネット上の無料テンプレートを利用することが、簡単に在職証明書を作成する一番の近道になります。
しかし、提出先が求める記載内容にするためには、項目の追加・削除などレイアウトを修正する必要がある場合もあるでしょう。また、エクセルなどのデータから転記するには、手作業になるため、転記ミスや転記もれの心配があり、その確認作業にかなりの時間を要することになります。
もし書式の指定がない場合は、前述したようにネット上にて無料で配布されているテンプレートなどを利用しましょう。ただしその際には、提出先が必要としている情報が網羅されているかまず確認し、不足があれば項目を追加するなどアレンジしてください。
実際に在職証明書が必要になったとき、誰に作成を頼んだらよいかわからず、困ってしまうこともあるでしょう。以下では、在職証明書の発行の依頼先について解説します。
在職証明書の発行は、一般的には人事部や総務部など、従業員の人事情報や個人情報を管理している部署が行います。給与金額が記載事項になっている場合は、給与計算を担当している部署も関係してきます。該当する部署がない場合は、入退社の手続きをする担当者が行っていると思われます。
依頼方法としては、直接担当部署へ出向いて依頼するか、社内メールで依頼することになります。依頼時、決まった書式がない場合は、必要項目と、期限を忘れずに伝えてください。
アルバイトやパートの場合も依頼先は同じで、会社の人事部か総務部になります。中には、正社員しか発行できないのではないかと考えている方もいるかもしれませんが、在職証明書は雇用形態にかかわらず発行可能なので、アルバイトやパートでも問題ありません。
派遣社員の場合には、勤務している派遣先ではなく、雇用契約を結んでいる派遣元の会社が在職証明書を発行します。
在職証明書の記載内容は、正社員やパート・アルバイトとほぼ同じですが、緊急時の連絡先を派遣先にする場合があります。このとき、あらかじめ派遣先の責任者に、在職証明書を発行する理由と緊急時の連絡先を派遣先にしたことを連絡しておいてください。
自営業者やフリーランスは、会社に勤務している訳ではないので、会社に依頼して在職証明書を発行してもらうことができません。自分で在職証明書を作成する必要があります。
保育園の入園申し込みや住宅ローンの申請で、働いていることを証明しなければならない場合には、求められる記載事項を網羅した在職証明書を自分で作成し、開業届や確定申告書を添付して提出してください。
従業員がその会社に在籍している事実を会社（雇用主）が証明する書類の雛形です。保育園・幼稚園や私立学校への入園・入学申請時、住宅ローンの審査時、また、賃貸物件への入居時などに提出を求められる場合があります。
必要項目は提出先にもよりますが、本テンプレートでは、証明項目として、氏名、生年月日、現住所、雇用形態、勤務日数・時間、入社年月日、勤続年数、職務内容・役職、勤務地、月収（年収）の記入欄を設けています。
なお、本書は事実を証明する書類ですので、「使用者職氏名」には社印または代表者印を押すことが望ましいです。
在職証明書とは、会社の従業員がその会社に在籍していること、あるいは在籍していたことを証明する書類のことです。職種や業務内容、雇用形態、雇用期間、勤務地、給与などが記載されています。在職証明書は会社によって呼び名が異なり、「就労証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」と呼ぶこともあります。
勤務先とトラブルがあり、関係が険悪になっている場合などは、依頼しても在職証明書を発行してもらえないことがあるかもしれません。そのような場合には、提出先に事情を説明して、在職証明書に代わるもので済ませられないか相談してみてください。
保育園であれば、日中働いていることを証明する雇用契約書か労働条件通知書を提示するという方法があります。また、住宅ローンや賃貸住宅の契約時であれば、収入金額を証明する源泉徴収票か課税証明書で代用できることもあるので、まずは提出先に相談してみましょう。
在職証明書は法令で定められた証明書ではないので、決まった書式があるわけではありません。また、提出先によって必要とされる情報は異なりますので、提出先の求めに応じた内容にする必要があります。
提出先に指定された書式があれば、それを使用すればよいですし、なければインターネット上の無料のテンプレートを使用しても構いません。
在職証明書を正しく作成するためには、提出先が何を求めているのかをよく調べ、それに合った内容にすることを意識しましょう。
慶弔類届け出用紙、育児休業申請書など、会社の一般事務の中でも、労務仕事に関連する社内文書を集めました。ダウンロード後、そのまま印刷してご利用いただけますが、Word（ワード）形式やExcel（エクセル）形式での提供となりますので、必要な部分を書き換えることも可能です。
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