オフィスの備品管理術－うっかりをなくす

備品の在庫が足りなくなってしまう理由

本来であれば、備品を最後に使った人がその都度在庫数に気を付けて、必要に応じて発注をしたり、担当者に連絡すればいいのですが、たくさんの人が備品を出し入れする「当事者」になる場合、どうしても在庫数にまで気が回らない人もいます。

また「どのくらいの在庫数が適正なのか」「誰に連絡すればいいか」が分からないと、連絡が必要か判断をすることもできませんし、つい面倒になって連絡を怠ることもおこります。

簡単シンプルな解決法

そんなときに便利なのが、物品出納帳です。物品出納帳テンプレートを印刷して、備品を取り出す際必ず目につくところに置いたり貼ったりしてください。（すぐに書けるように、ボールペンも同じ場所にセットすることをお忘れなく）
オフィスのみんなには、「備品を取り出す時は必ず出納帳に記載をする」という一点だけを気にしてもらえばいいのです。

この物品出納帳の下部には「残数が○になったら、○○までご連絡ください」と書いておく欄がありますので、これを見れば残数や連絡が必要なことが伝わります。
備品を使った人が迷わないように、名前や内線番号などを分かりやすく記載しましょう。

Excelの方が便利？

「いまさら紙で印刷して手書き？Excelで管理する方が便利でしょ？」と考えるのは当然です。
物品出納帳をExcelで作って、備品利用の度に入力をすれば、残数計算が自動で行えて便利ですし、在庫管理を一元化しているオフィスであれば、当然Excelでの管理の方がおすすめです。

しかし、誰もが備品を取り出せる環境だと、各人がいちいちパソコンで入力してくれるとは限らず、「後で入力しよう」と思って先に備品だけ取り出して、入力し忘れることもどうしても発生します。

その意味では、その場で紙にすぐ書ける方が手間が少ないし、書き忘れが減って、より正確な在庫管理ができると考えます。

書き忘れない工夫

あとは、この紙の出納帳に”書き忘れる”ことがないように、つまり、備品を取り出す誰もが「出納帳に書かなければいけない」ことが一目で分かるよう、工夫することが大切です。

「備品を箱に入れて、箱の蓋にこの出納帳を貼り付ける」
「備品を入れる棚の扉に、物品出納帳を貼り付ける、またはぶら下げる」
など、それぞれのオフィスにあったやり方を工夫する必要があります。

この出納帳は手書きで氏名を記載してもらうので、ファイリングせずに手書き部分が見える状態にしておくと、備品を取り出す人が「○○部長もちゃんと書いているから、自分も書かなきゃ」など、より気づいてもらいやすくなる可能性があります。
（最初の行に、偉い人の名前をダミーで書くといいかもしれません(笑)）

また、ワードテンプレートなので、テンプレート自体に、注意文を書き加えたり、文字の大きさや色を変えたりして、目立たせることもできます。

最終的には、総務担当者が定期的に残数をチェックしたり、実際の在庫と出納帳の数を突き合わせるようにすれば、さらに万全です。（しかし実際にはこれは難しいかもしれませんね…）

どうぞ色々な工夫をして、オフィスにあった形ににアレンジしてご利用ください。