電子帳簿保存法とは－2022年の改正でどう変わった？

「電子帳簿保存法」とは

企業活動には必ず必要な、帳簿や取引伝票。総勘定元帳や仕訳帳、各種元帳などの会計帳簿や貸借対照表や損益計算書といった決算書類、それに請求書や領収書、注文書といった取引伝票までいろいろありますが、これらには7年間の保存期間が定められています。
紙で保存するとなると場所を取りますし、税務調査や会計監査などで提示を求められた場合など、該当のものを探すのにも時間がかかります。
一方、帳簿や書類をデジタルデータとして保存できれば、スペースを確保する必要がなく、検索もしやすくなります。

かねてより、これらを電子データとして保存することは認められていました。ただし、事前の承認申請手続きや、改ざん防止等、適正な管理・運用のために様々な要件を満たす必要がありました。その、電子保存に関するルールを定めた法律が「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」つまり「電子帳簿保存法」です。

とはいえ、タイムスタンプの付与や厳格な運用・管理規定、税務署への手続き等、コストや手間を伴うものであったため、ハードルが高く、多くの企業にとってあまり身近ではなかったかもしれません。
ところが、2022年1月の法改正で「電子データで授受した請求書などの取引書類は電子保存しなければならない」ことになっため、無関係ではいられなくなりました。たとえば、今ではネットでモノを購入するのは当たり前になりましたが、その際に発行される請求書や領収書は、紙ではなくネット上で表示、またはダウンロードしたり、メールで受領するケースも多いと思います。こういった「紙」によらない取引書類は、電子保存義務の対象となります。
また、クラウドサービスの普及、そしてコロナ禍でのリモートワークへのシフトが後押しとなり、請求書をPDFで発行する企業が増えましたが、これも同様です。

電子帳簿保存法の3つの区分

さて、その「電子帳簿保存法」ですが、電子データの保存については次の3つに区分されています。
・区分（1）「電子帳簿等保存」
…自己で作成した帳簿や決算関係書類を電子データのまま保存する
・区分（2）「スキャナ保存」
…取引相手から紙で受領した請求書や領収書等取引書類、自己が作成した書類の控をスキャンし画像データで保存する
・区分（3）「電子取引に係るデータ保存」
…取引相手と電子データで授受した請求書や領収書などの取引書類を電子データで保存する

今回の改正により、区分（3）の電子取引データの電子保存が義務化（2年間の猶予期間あり）される一方で、税務署長への事前承認制度が廃止されたり、スキャナ保存制度の要件が大幅に緩和されるなど、より対応がしやすくなりました。
では、それぞれの「区分」について、どのような要件が定められているのでしょうか。

区分1：電子帳簿保存

経費や仕入、売上、報酬等の収支管理を会計ソフトなどを使って一貫してデジタルでおこなっている場合、仕訳帳、総勘定元帳、売上帳などの帳簿や決算書類は紙ではなく、電子データのまま保存すればよいとしています。
その場合の要件は、

区分2：スキャナ保存

取引先から受け取る請求書や領収書などの伝票類は、紙に印刷して郵送される場合もあれば、PDFファイルをメールに添付して送られる場合もあったりと、紙とデジタルデータが混在しているケースも少なくないのではないかと思います。
ですが、一部はデジタルで保存されていて、一部はファイルに綴じられてキャビネットに保管されている…となると、とても扱いづらいですよね。誰もが「一元管理したい」と考えると思いますが、ここで登場するのが「スキャナ保存」です。
紙で受け取った伝票は原本を保存する、というのが原則ですが、原本をスキャナやデジタルカメラでデジタルデータ化し、さらにそのデータを適正に管理することを条件に、電子保存が認められています。

これについて、以前は非常に厳格な管理が求められており、「タイムスタンプの付与」もそのひとつでした。タイムスタンプというのは、デジタル書類に対して、日付・時刻を刻印することで「刻印時には書類は存在し、その後改ざんされていない」ことを証明するためのものですが、これが必須要件ではなくなりました。もちろん、書類の真実性を担保するための仕組みは必要ですが、その手段についての選択肢が増えたのです。
その他にも様々な要件が緩和され、企業側も対応しやすくなったわけですが、改正後の電帳法ではどのような要件が定められているのでしょうか。

区分3：電子取引に係るデータ保存

さて、多くの企業にとって避けて通れないのがこの区分です。
希望するしないにかかわらず、請求書や領収書などをPDFなどのデジタルデータで受け取るケースは今後増えていくと思われます。
これまでは、これらを紙に出力して保存することが可能でしたが、「デジタルデータはデジタルの状態で保存しなければならない」ことになります。
そして、電子保存の要件は次のとおりです。

電子帳簿保存法改正後の注意点

デジタル化の流れを受けて、企業が対応しやすいようこれまでよりも大きく要件が緩和された電子帳簿保存法ですが、スキャナ保存データと電子取引データに関して「不正」があった場合、重加算税の加重措置が課せられるといった注意点もあります。
万が一、スキャナ保存した電子データを意図的に改ざんや削除した場合、従来の追徴税額35％の重加算税に加え、10％加重されます。
また、今回の改正要件に則していないデータであった場合、国税関係書類等としてみなされません。
つまり、改正により自由度の高いシステム構築を許容するのと引き換えに、不正があった場合はペナルティを課しますよ、というわけです。
経営者と従業員間の信頼関係の構築はもちろんですが、改正によるペナルティの重さを共有・理解し、防止対策を講じることが大切です。

業務効率化を見据えて

今後、様々な業務、そして書類のデジタル化はどんどん加速していくと思われます。とはいえ、業務フローを変える、管理体制を新たに整えるというのは一定の労力、場合によってはコストがかかります。ですが一方で、デジタル化を進めれば、紙を印刷して、承認印をもらって、郵送して、ファイリングして、探すのに苦労して…などといった一連の手間が軽減されるのも事実です。
電子帳簿保存法への対応は、これからの「業務効率化」を見据えて準備をされるとよいのではないでしょうか。

■参考サイト
電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）｜国税庁（PDF）
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件｜国税庁
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁