電子帳簿保存法とは？2024年からの改正内容や対象書類、保存要件を解説

「電子帳簿保存法」とは

電子帳簿保存法とは、税法上、保存が必要とされている帳簿や領収書、請求書などを、電子帳簿やPDFなどで保存することを定めた法律です。

対象はすべての企業および個人事業主で、資本金や従業員などの企業規模や業種などによる除外はありません。
2年間の宥恕措置期間があったため、本格的なスタートは2024年1月1日からとなります。

電子帳簿保存制度においては、電子データとして保存する方法を3つに分類しています。

詳しい内容については、次で解説していきます。

電子帳簿保存法の3つの区分

さて、その「電子帳簿保存法」ですが、電子データの保存については次の3つに区分されています。

区分1：電子帳簿等保存

経費や仕入、売上、報酬等の収支管理を会計ソフトなどを使って一貫してデジタルでおこなっている場合、仕訳帳、総勘定元帳、売上帳などの帳簿や決算書類は紙ではなく、電子データのまま保存すればよいとしています。
その場合の要件は、

区分2：スキャナ保存

取引先から受け取る請求書や領収書などの伝票類は、紙に印刷して郵送される場合もあれば、PDFファイルをメールに添付して送られる場合もあったりと、紙とデジタルデータが混在しているケースも少なくないのではないかと思います。
ですが、一部はデジタルで保存されていて、一部はファイルに綴じられてキャビネットに保管されている…となると、とても扱いづらいですよね。誰もが「一元管理したい」と考えると思いますが、ここで登場するのが「スキャナ保存」です。
紙で受け取った伝票は原本を保存する、というのが原則ですが、原本をスキャナやデジタルカメラでデジタルデータ化し、さらにそのデータを適正に管理することを条件に、電子保存が認められています。

これについて、以前は非常に厳格な管理が求められており、「タイムスタンプの付与」もそのひとつでした。タイムスタンプというのは、デジタル書類に対して、日付・時刻を刻印することで「刻印時には書類は存在し、その後改ざんされていない」ことを証明するためのものですが、これが必須要件ではなくなりました。もちろん、書類の真実性を担保するための仕組みは必要ですが、その手段についての選択肢が増えたのです。
その他にも様々な要件が緩和され、企業側も対応しやすくなったわけですが、改正後の電帳法ではどのような要件が定められているのでしょうか。

区分3：電子取引に係るデータ保存

さて、多くの企業にとって避けて通れないのがこの区分です。
希望するしないにかかわらず、請求書や領収書などをPDFなどのデジタルデータで受け取るケースは今後増えていくと思われます。
これまでは、これらを紙に出力して保存することが可能でしたが、「デジタルデータはデジタルの状態で保存しなければならない」ことになります。
そして、電子保存の要件は次のとおりです。

電子帳簿保存法の対象となる書類

2024年1月から電子帳簿保存法がスタートした場合には、前の項目で挙げてきたような３つの区分それぞれで電子保存の対象となる書類が定められています。区分ごとに電子保存の対象となる書類を順番に見ていきましょう。

区分1：電子帳簿等保存で対象となる書類

電子帳簿等保存で対象となる書類については、最初から一貫してパソコンなどを使用して作成する国税に関係する書類、決算に関係する書類、自らが作成した取引関係書類に分けられます。

国税に関係する書類

• 仕訳帳
• 現金出納帳
• 総勘定元帳
• 補助元帳
• 売上台帳
• 固定資産台帳など

• 損益計算書
• 貸借対照表
• 個別注記表
• 棚卸表など

• 見積書
• 注文書
• 契約書
• 請求書
• 納品書
• 領収書など

区分2：スキャナ保存で対象となる書類

スキャナを使用して読み取りを行い保存する書類としては、取引相手方から送られてくる紙の書類（請求書、領収書、注文書など）が挙げられます。内容によって重要書類と一般書類に分けられます。

重要書類（資金や物の流れに直結・連動する書類）

• 契約書
• 納品書
• 請求書
• 領収書など

• 見積書
• 注文書
• 検収書など

区分3：電子取引に係るデータ保存で対象となる書類

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引のことをいいます。

具体的には、EDI（電子データ交換）取引、インターネットを介した取引、電子メールにより取引情報を授受する取引、インターネット上の個別のサイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

また、アプリで行った決済も電子取引に該当し、利用明細書を保存する必要があるので、忘れないように注意しましょう。

出典：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁

電子取引を行った場合に送付および受領される書類（見積書、注文書、契約書、領収書など）はすべてデータ保存の対象です。また対象となる書類には、真実性の確保と可視性の確保が必要となります。

真実性の確保の観点では、相手先から送られたPDF等についてはタイムスタンプを付与したり、事務処理規程を定めて運用したりするなどして訂正削除のリスクを排除する必要があります。

加えて、可視性の確保の観点では、保存されたデータを取引情報などの項目で検索できるような検索機能を確保することが必要です。

対象外である書類

電子帳簿保存法の対象となる書類は、最初からパソコンなどで作成する国税関係書類および電子取引に係る書類です。

したがって最初から手書きで国税関係書類などを作成している場合には、電子帳簿保存法の対象外となります。

出典：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子帳簿保存法改正後の注意点

デジタル化の流れを受けて、企業が対応しやすいようこれまでよりも大きく要件が緩和された電子帳簿保存法ですが、スキャナ保存データと電子取引データに関して「不正」があった場合、重加算税の加重措置が課せられるといった注意点もあります。
万が一、スキャナ保存した電子データを意図的に改ざんや削除した場合、従来の追徴税額35％の重加算税に加え、10％加重されます。
また、今回の改正要件に則していないデータであった場合、国税関係書類等としてみなされません。
つまり、改正により自由度の高いシステム構築を許容するのと引き換えに、不正があった場合はペナルティを課しますよ、というわけです。
経営者と従業員間の信頼関係の構築はもちろんですが、改正によるペナルティの重さを共有・理解し、防止対策を講じることが大切です。

電子帳簿保存法に伴った業務フロー

電子帳簿保存法が始まると、紙で受け取った請求書・領収書等一部の例外を除いて基本的にはすべての帳簿類を電磁的に保存することが求められます。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引に係るデータ保存の３つの区分について、それぞれどのように保存を行っていくのか、業務フローを解説します。

区分1：電子帳簿等保存の業務フロー

電子帳簿保存とは、パソコンなどで作成した電磁的帳簿類や決算書などを電子的に保存することです。電子的に保存する場所としては、パソコンなどのハードディスク、ファイルサーバー、DVDやメモリ、クラウドサービスなどが挙げられます。

電子帳簿には優良な電子帳簿とその他の電子帳簿があります。優良な電子帳簿であれば確定申告の際、青色申告特別控除で65万円を控除することが可能です。

優良な電子帳簿となるためのフローは以下のとおりです。

区分2：スキャナ保存の業務フロー

スキャナ保存とは、自社が紙で発行した書類や他社から紙で受け取った書類をスキャナでスキャンして電子保存することです。

スキャナ保存のフローは以下のとおりです。

区分3：電子取引に係るデータ保存の業務フロー

電子取引に係るデータの保存は、電子取引を行った際に授受した書類を保存するプロセスです。まずは電子取引に対応したシステムを構築しますが、このときに真実性の確保と可視性の確保が重要となります。

システムに必要とされる要件は以下のとおりです。

業務効率化を見据えて

今後、様々な業務、そして書類のデジタル化はどんどん加速していくと思われます。とはいえ、業務フローを変える、管理体制を新たに整えるというのは一定の労力、場合によってはコストがかかります。
ですが一方で、デジタル化を進めれば、紙を印刷して、承認印をもらって、郵送して、ファイリングして、探すのに苦労して…などといった一連の手間が軽減されるのも事実です。
電子帳簿保存法への対応は、これからの「業務効率化」を見据えて準備をされるとよいのではないでしょうか。

■参考サイト
電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）｜国税庁（PDF）
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件｜国税庁
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁

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