入社手続きに必要な書類とテンプレート

2019年03月25日

入社手続きに必要な書類とテンプレート
新しく従業員を採用することになると、雇用契約や身元保証、社会保険の加入手続きや、給与・手当の支給や所得税納付のための準備など、様々な手続きが必要です。
そのために必要になる書類を確認するとともに、テンプレートBANKが提供する「入社手続きにお役立ていただけるテンプレート」についてご紹介します。

入社手続きに必要な書類一覧

従業員を雇用する際に必要な書類とはどんなものがあるのでしょうか。
まず、労働条件を定める雇用契約書などの書類。また、株式会社などの法人格を取得している企業は、法律によって社会保険の加入が義務付けられていますので、そのための書類。この他にも、所得税の徴収や給与の振込、通勤交通費など手当の支給、といった手続きをおこなうための書類など、数多くあります。

<企業が管理する書類>
入社誓約書:内定通知に対して、入社に意思を確認するための書類です。会社が用意した書類に署名・捺印する場合がほとんどです。
雇用契約書:労働条件を明示するために発行する書類です。企業側と従業員双方が同意のうえ締結されます。なお、就業規則や労働条件通知書をもって労働条件を明示する場合もあります。
身元保証書:従業員の身元を保証し、万が一の場合にその損害賠償の責任を一緒に負うことを保証する書類です。会社が用意した書類に署名・捺印する場合がほとんどです。
健康診断書:企業は、従業員の健康状態を把握し、管理する義務があるため、提出が必要です。診断費を会社が負担する場合などもあります。
従業員調書/履歴書:従業員の家族情報など、人事管理の基本資料となる書類です。履歴書で代用することもあります。
卒業証明書:新卒者や第二新卒者などは、学歴の確認のために求める場合があります。中途採用の場合は提出が必要なことはほとんどありません。
免許・資格関連の証明:職種によっては業務に就くために知識や能力を証明することが必要です。たとえば、医療職や士業などの専門職の資格取得証明書や、ドライバーなどの無事故・無違反証明などがあります。
給与振込依頼書:給与振込に必要な口座を届け出る際に必要な書類です。会社が用意した書類に記入する場合がほとんどです。

<社会保険加入手続き・納税のために必要な書類>
年金手帳:厚生年金に加入する手続きのために必要です。なお、公務員や私立学校教職員などは共済年金となります。
扶養控除等申告書:税金や社会保険の手続き、諸手当の計算のために必要な書類です。扶養家族がいない場合でも提出が必要です。
健康保険被扶養者異動届:社会保険の手続きに必要な書類です。扶養家族がある人は提出が必要です。
個人番号(マイナンバー):雇用保険、健康保険、年金、年末調整などに必要です。
住民票記載事項証明書/住民票:住民税の支払いなどのために現住所を確認する書類です。個人情報保護法が施行されてからは、住民票そのものの提出は減り、代わりに会社指定の用紙に本人が記入し、市町村の役所で捺印してもらうタイプが増えています。

以下は中途採用(転職者)の場合に必要です。
雇用保険被保険者証:雇用保険に加入するために必要になります。前の職場を退職する際に受け取る書類です。
源泉徴収票:退職の際に前の職場から受け取る書類です。前職を退職した年に雇用した場合は必要ですが、退職後年を越した場合は不要です。

必要な書類は企業により、また雇用条件により異なりますが、以上が主要なラインナップです。

入社手続きに使える書類テンプレート

雇用契約書・労働契約書・労働条件通知書テンプレート

労働者を雇用する際、その労働条件を明示した書類です。
労働基準法により、労働条件について必ず書面で明示しなければならない項目があります。

<必ず明示しなければならない労働条件>
1.労働契約の期間
2.就業の場所・従事すべき業務
3.始業・終業の時刻、残業の有無、休憩時間、休日、休暇など
4.賃金の決定、計算・支払方法、締切・支払日など
5.退職に関する事項
6.昇給に関する事項
また、有期雇用の場合は
7.期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準

このほか、定めがある場合には、退職手当や賞与・臨時の賃金、労働者の負担となる食費など、安全・衛生、職業訓練、災害補償や業務外傷病扶助、表彰・制裁、休職についても明示しなければいけません。

雇用契約書は、これらの条件について、お互いの意思を確認するために、企業側と従業員本人、双方の署名捺印をおこないます。
なお、企業によっては、雇用契約書によらず、就業規則や労働条件通知書によって条件を明示する場合もあります。

入社誓約書テンプレート

内定通知書を送る際に、同封することが多いのが入社誓約書です。
就業規則の順守や履歴書の記載事項の確認、守秘義務、損害賠償に関することなどについて記載され、そうした内容に同意したうえで入社の意思を確認するものです。

身元保証書テンプレート

身元保証書とは、従業員が会社に対して何らかの損害を与えた際、身元保証人が従業員と連帯して損害を賠償することを保証する書類です。その効力は、定めがない場合は契約日から3年、最長で5年となります。損害に対してすべての義務を負うことはなく、事情を勘案したうえで、裁判所が決定するものです。会社が用意した書類に署名・捺印する場合がほとんどです。

給与振込依頼書テンプレート

給与の振込に必要な口座を届け出てもらうための書類です。会社が用意した書類に記入してもらうと同時に、銀行通帳のコピー(支店名・口座名が記載されたページ)の提出を求める企業もあります。捺印欄がある場合は、認印でOKです(銀行の届出印は不要)。

個人情報(マイナンバー)届出書テンプレート

社会保険の加入や納税等、様々な書類にマイナンバーの記載が必要とされているため、雇用が決まったら速やかに提出してもらわなければなりません。
取り扱いには注意が必要で、取得の際には利用目的を通知する必要があります。よって、「マイナンバー届出書」にその記載がない場合は、別途「提出依頼書」などで利用目的を明示したうえで取得するようにしましょう。

なお、取得後も、台帳を作成し、履歴を記録するなど取り扱うためのルールがあります。テンプレートBANKでは、マイナンバーを届け出るための書類のほか、管理台帳や取扱い記録等のテンプレートも提供していますので、どうぞご利用ください。

マイナンバー のテンプレート一覧へ

従業員や取引先からマイナンバー(個人番号)を求める際の通知書や提出書のテンプレートや、従業員や取引先から収集したマイナンバー(個人番号)の管理・保管に関するテンプレートです。
マイナンバーの提供を拒否された場合に使えるテンプレートもご用意しました。

社会保険の加入手続き

書類が整ったら、まず社会保険の加入手続きをおこないます。
健康保険と厚生年金の手続きは「入社後5日以内」と期限が短いので、内容をチェックしたらすぐに手続きを始めましょう。

健康保険・厚生年金資格取得手続き

従業員が怪我や病気をした際に、治療や通院費の一部を会社が負担する保障となるのが健康保険です。健康保険・厚生年金の加入は事業所単位で、手続きは事業主がおこないます。その際「個人番号(マイナンバー)」が必要になります。
加入のための「被保険者資格取得届」のほか、扶養家族がいる場合は「健康保険被扶養者異動届」「国民年金第3号被保険者 資格取得等届」も一緒に提出します。
提出先は、管轄の年金事務所となりますが、組合健保の場合は健康保険組合が提出先となることもあります。
いずれも入社日から5日以内に手続きをおこないます。

雇用保険資格取得手続き

雇用保険は、従業員が業務中に怪我や病気をしたときや、失業したときの保障になります。
対象となるのは、
・1週間の所定労働時間が20時間以上である者
・31日以上引き続き雇用されることが見込まれる者
です。
資格取得に必要な書類は「雇用保険被保険者資格取得届」です。ハローワークのページからダウンロードすることができます。ここでも「個人番号(マイナンバー)」の記入が必要になります。
なお、通常添付書類は必要ありませんが、提出期限を過ぎていたり、過去に滞納があった場合などは、労働者名簿、出勤簿(タイムカード)、賃金台帳、社会保険の資格取得関係書類や雇用期間を確認できる書類が必要な場合もあります。
提出先は、管轄の職業安定所(ハローワーク)で、入社日の翌月10日までに手続きをおこないます。

住民税に関する手続き

住民税は前年の所得に対して課税されます。企業が、1月1日から12月31日までに各従業員に支払った給与等の金額を「給与支払報告書」として各市町村に提出すると、その金額に基づいて、6月~翌年5月までの住民税の金額が通知されます。企業側はその金額を従業員の給与から差し引いて各市町村に納付します。これを「特別徴収」といいます。
よって、前年の所得がない新卒の新入社員については初年度は住民税がかからず、手続きは必要ありません。
中途採用などで前年に所得があった場合でも、その従業員が「普通徴収」(従業員が直接市町村に納付をおこなうこと)を選択している場合は手続きは必要ありません。特別な事情がない限りは、給与支払報告書を提出することにより、翌年6月から特別徴収に切り替わります。
ただし、それを待たずに特別徴収を希望する場合には、従業員に「特別徴収にかかる給与所得者異動届」を提出してもらい、その書類に会社情報や特別徴収開始月を記入して該当の市町村に提出します。

社員名簿の作成

社員名簿は、労働基準法によって作成と保管が義務付けられています。諸手続きに必要な場合も多いので、新しく従業員を採用したら、すぐに更新するようにします。

<社員名簿に必要な項目>
1.氏名
2.生年月日
3.性別
4.住所
5.従事する業務の種類と履歴
6.雇入の年月日
7.退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む)

まとめ

このように、新しく従業員を雇うと、短期間の間に様々な手続きをおこなわなければなりません。そのため、書類の準備は常日頃からおこなっておくことが不可欠です。
テンプレートBANKでは、こうした際に必要な書類のテンプレートも各種ご用意していますので、ご活用ください。


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