契約書の書き方・構成のルールと失敗しない為の注意点とは

2018年02月15日

契約書の書き方・構成のルールと失敗しない為の注意点とは
この記事では、いわゆる「法務部」などの専門部署がない会社や個人事業・フリーランスで事業を行っている方が契約書を作成する際の参考になるように、契約書の書き方・構成やルールをご紹介します。

そもそも、契約書とは?

「契約書」とは、2名以上の個人・法人が当事者となり、何らかの「契約」(難しい言い方をするなら、「当事者間の合意結果、法律的に強制される一定の権利や義務が当事者に発生する行為」)を行った際に、契約内容を、誰が読んでも理解できるように文書化し、その文書は自分たちの意思で行ったことを当事者間または第三者に証明する(その成立が真正であることを証明する )ために「署名」又は「押印」したものです。

よく言われるように、契約自体は契約書がなくても、例えば口頭だけでも成立します。しかし、簡単な内容の契約や期間の短い契約では口頭だけでも問題ないでしょうが、長期間にわたる契約や複雑な内容の場合は、きちんと文書化します。
「誰と誰が」「どんな内容を」「いつ」合意し、その結果、「いつから、いつまで」「誰にどのような権利・義務が発生しているのか」が、誰が見てもわかるように、その文書に書かれている必要があります。問題は「どのような権利・義務が発生しているのか」の表現です。この法律的に強制される「権利・義務」を表現するために、一般的には法律用語が使用されています。この法律用語が、契約書を難しいものにしている最大の原因です。

契約書を書く前準備-契約内容を自由に書き、その内容を箇条書きしてみよう

まず、契約内容を簡単な文章で表現することがスタートです。よく見かける契約書特有の言い回し、つまり法律用語などは無視して、自由に書いてみてください。
その後で、書いた内容を、「いつから、いつまで」「誰にどのような権利・義務が発生しているのか」という観点で箇条書きしてみてください。

例A:
契約内容:「来月から株式会社Aは業務○○を株式会社Bに月額XXX円で代行してもらう」
これを以下のように箇条書きします。
「いつから、いつまで」 期間:来月(xxxx年XX月XX日)から1年間
「誰にどのような義務が発生しているのか」
・株式会社Aは、毎月業務○○代行費用としてXXX円を株式会社Bに支払う
・株式会社Bは、株式会社Aの業務○○を代行して行う


はい、ここまで書ければ契約書の作成準備完了です。この内容を以下の契約書の基本的な項目に落とし込んでいきましょう。以下、項目の説明とともに上の例に沿ってお話ししていきます。

契約書の基本的な構成と項目

以下は、一般的に使用されている契約書の構成と項目です。

1.タイトル
冒頭に「〇〇契約書」といった題目がきます。
実際には「契約書」の文字が入っていなくても特に問題はありませんが、一般的には契約内容を表すタイトルを付けます。「売買契約書」「業務委託契約書」「賃貸借契約書」「雇用契約書」「代理店契約書」「譲渡契約書」など、わかりやすい名称で何を目的とした契約なのか一目瞭然にするようにします。

なお、「契約書」という硬い言葉を使わずに敢えて「覚書」などの言葉を使うこともありますが、契約内容を文書化したものであり、当事者の署名または押印がされているならば、たとえ「覚書」というタイトルでも契約書としての役割は有効です。

例Aのタイトル:業務委託契約書


2. 前文 当事者の定義-甲と乙
契約当事者間で、どのような契約をするのか、要約して記載した内容です。(なお、必ずしもすべての契約書に記載されている訳ではなく、前文は省略されて、いきなり本文から始まる契約書もあります)

「〇〇(以下「甲」という)と〇〇(以下「乙」という)の間で……次のとおり契約を締結する(以下「本契約」という)。」といった文章が入ります。
契約をおこなう当事者を、一般的に、文中で甲・乙と定義し、本文では「〇〇」の記載を省略し、ただ「甲」、「乙」と表記します。なお、3者以上になる場合は、以下、丙・丁・戊・己・庚・辛・壬・癸と表記します。甲乙には、本来は上下の概念はないのですが、ものの階級・等級の表示や成績などにも使われていることがあるため、「甲の方が乙より上だ」という思いを持っている方も多いようです。そのため、自社を「弊社」とへりくだり、相手を「貴社」と呼称するのと同じように、お客様-お金を払う側を甲としたり、力関係で強いほうを甲としたり、といろいろ気を使うことが多いようです。自社で契約書を作成するならば、自社を乙としておいたほうが無難でしょう。

例Aの前文:株式会社A作成の契約書ということで、株式会社Aを乙としてみました。
「株式会社B(以下「甲」という)と株式会社A(以下「乙」という)の間で業務○○の委託に関して、次のとおり契約を締結する」


3. 本文 箇条書きで書く
具体的な契約内容を箇条書きしていきます。その箇条書きの一項目を「」と呼びます。そして、一つの条の内容を更に区分する必要がある場合に、条の下に改行して箇条書きします。これを「」と呼びます。さらに、条や項の記述中、何かを列記する必要がある場合に「一、二、三...」と漢数字の番号を付けて列記します。これを「」と呼びます。号の中で更に細かくいくつかの列記事項を設ける必要がある場合には、「イ、口、ハ...」を用います。このような表記が必須ではないですが、一般的に契約書の記載ではこのような法律の表記と同じ方法で表記されることが多いです。なお、各条にはわかりやすいタイトルを付けることもあります。

例Aの本文:
第1条(業務○○)
業務○○(以下、「○○」という)は、乙が行っているXXXXXの管理業務全般を指す。

第2条(委託)
乙は、甲に対し○○を委託し、甲はこれを承諾した。

第3条(代価)
乙は、○○の委託料として毎月XXX円(消費税別)を甲に支払う。

第4条(有効期間)
本契約の有効期間は、xxxx年XX月XX日から満1年間とする。


4. 末文
契約の成立確認と契約書の枚数や、どちらが何枚持つといった内容を書くことで、契約書を持っていないという言い逃れを防止することになります。

例Aの末文:
「本契約成立の証として本書2通を作成し、甲乙が記名押印のうえ、各1通を保有する。」


5. 作成日
契約を取り交わした日付を必ず書き込みます。契約内容が有効になる日を示すわけですから、ここが書かれていないと、のちのち紛争の原因にもなりますので、しっかり確認してください。

6. 署名捺印または記名押印 実印と認印
契約当事者の「署名」(本人が自筆で名前を書くこと)、または「押印」(印を押すこと)が必須です。契約当事者の意思表示の行為ですので、これがなければ、契約書は成立しません。
ちなみに、「署名捺印」とは「本人が自筆で名前を書き、印を押すこと」です。意思表示の証拠としては、署名だけでも問題ないのですが、更に印を押すという丁寧な行為です。
それに対して、「記名押印」とは「本人の名称を署名以外の方法-印刷・代筆・ゴム印などで記載し、印を押すこと」です。この場合は、署名ではないので、印を押すことは必須です。日本では、記名押印が多いようです。
また、押す印鑑は実印(市町村で実印登録が済み、「印鑑登録証明書」が取得できるもの)を使うか、それ以外の認印を使うか、契約書の重要性で判断しているのが一般的です。
なお、会社間の契約で誰の署名または押印をしてもらうか、ということで頭を悩ませたことがある方も見えるでしょう。一般的には、代表権のある社長が最も安心でしょうが、大きい企業などでは、担当取締役、担当部長などの部門責任者の記名押印の例もあります。ただ、どちらの場合でも、会社の意思を代表しているということを明確にするために、記名に肩書きを記載するのが一般的です。

7. その他
たとえば、不動産関係の契約書であれば登記事項などを、署名のあとに記載しておくこともあります。

実例Aの契約書の完成形

業務委託契約書
株式会社B(以下「甲」という)と株式会社A(以下「乙」という)の間で業務○○の委託に関して、次のとおり契約を締結する。

第1条(業務○○)
業務○○(以下、「○○」という)は、乙が行っているXXXXXの管理業務全般を指す。

第2条(委託)
乙は、甲に対し○○を委託し、甲はこれを承諾した。

第3条(代価)
乙は、○○の委託料として毎月XXX円(消費税別)を甲に支払う。

第4条(有効期間)
本契約の有効期間は、XXXX年XX月XX日から満1年間とする。

本契約成立の証として本書2通を作成し、甲乙が記名押印のうえ、各1通を保有する。

平成  年  月  日
甲 株式会社B 代表取締役社長 XXXXXX
乙 株式会社A 代表取締役社長 XXXXXX


どうでしょうか。いかにも契約書という感じになったのではないでしょうか?
体裁は整いましたが、実際にはこれではいろいろ問題があります。その点を次にお話ししましょう。

契約書の書き方のポイントやルール

契約書の文章は日本語としての読みやすさは二の次で、誰が読んでも同じ意味として解釈できるように書くことが重要です。契約書の文章を書く際は、以下のことを心がけてください。

言葉は省略せずに何回でも書く

文脈から判断可能な言葉を省略して記載することはしないようにしましょう。特に日本語では主語を省略することが多いですが、省略せずに必ず主語は書いてください。また、「あの」「その」「あれ」「それ」などの代名詞を使うことは避けて、指し示す言葉を何回でもきちんと書いてください。なお、頻出する言葉は、「XXXXXX(以下、「○○」という)」、という記載をして、後の方では短い略称を使う手法がよく取られています。

独自の用語は必ず、第三者にもわかるような説明を記載する

契約書の目的が、契約内容を第三者にもわかりやすく記載する、ということですので、当事者間しか理解できないようなその会社独自の用語に関しては、その言葉の定義を一般的な言葉で記載しておくことが重要です。また、文章中で、特定の名や語句を使用する場合は「」で括ります。

曖昧な解釈が成り立つ表現は避ける

読み方によって解釈が分かれる表現は避けるべきでしょう。例えば、「議長は立ち上がって意見を述べようとする議員を制止した。」という文章も、「議長は、立ち上がって意見を述べようとする議員を、制止した。」「議長は立ち上がって、意見を述べようとする議員を、制止した。」の2通りに解釈可能です。前者の場合は「立ち上がった」のは「議員」ですが、後者は「議長」です。このようなことを避けるために、契約書の文章では、読点が多用されます。主語の明示のためや、語の列挙、従文節と主文節の明示、副詞・接続詞の明示など、いろいろな目的で使用されるため、普通の文章に比べて読点が多くなりがちです。

時間や金銭など数量化が可能な事項は、可能な限り具体的に記載する

例えば、商品代金の支払い日に関して、「商品納入後、すぐに支払う」という記述はよくありません。「すぐに」という言葉の意味が一般的に決まっていないからです。「10日以内」「一ヶ月後」というような具体的な時間を記載しなければなりません。

法律用語に基づいて書く

たぶん、これが専門家以外の方にとって、一番難しいことでしょう。前の例で「商品納入後、すぐに支払う」という例を出しました。「すぐに」はまずい、と書きましたが、これがたとえば、「直ちに支払う」「遅滞なく支払う」「速やかに支払う」ならば、いかがでしょう。法律用語では、この3つ、意味が微妙に異なるそうです。

・「直ちに」・・・いかなる理由をもってしても遅れてはならない、という意味合いがある
・「遅滞なく」・・・事情の許す限りはやく、との意味合いで、合理的な理由があれば遅延は許される
・「速やかに」・・・可能な限りはやく、との意味合いで、訓示的な意味であり法的拘束力は弱い

こう見ていくと、強制力から見ると「直ちに」>「遅滞なく」>「速やかに」、となります。
例えば、契約書を交わす際に相手から「直ちに支払う」という文言を「速やかに支払う」に修正してもらえないか、と言われた際に、「同じような意味だからいいだろう」などと簡単に了承しまうと後でトラブルのもとになる訳です。
このようなトラブルを避けるために、法律用語に長けた専門家に契約書の作成を依頼される方が多いのです。重要な契約やトラブルが起きそうな案件の契約に関する契約書は、やはり、専門家に作成を依頼するのが無難でしょう。

どうでしょう、こんな風に書かれた日本語が契約書の文章です。普通の文章に比べて「くどい」文章で読みにくくなるのは仕方がないですね。しかし、読みにくい文章ながら、がんばって読めば、誰でも同じ意味として理解できるのです。

契約書は「網羅」されていることが重要ーテンプレートの利用

さて、ここまで読んでいただければ、契約書のおおよそのポイントは理解いただけたと思います。ここで話を前準備に戻します。

契約内容:「来月から株式会社Aは業務○○を株式会社Bに月額XXX円で代行してもらう」
この内容を表現するために、ということで話を進めてきましたが、実はこれには書かれていない、いろんな暗黙の了解があります。

たとえば、株式会社Aは業務○○を3日間で行っていたとします。当然、代行後、株式会社Bは同じ3日間で行うということが期待されているでしょう。このように、業務の納期としての時間や業務を行う場所など、ここには書かれていない決まり事がたくさんあります。
一般的に契約書では、関連するすべてについて記載しておく、つまり、漏れなく網羅することが重要です。その際に「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「何のために」「どうする」という観点で、詳細に記載していくと抜けが少なくなるでしょう。
さらに、この契約書の有効期限、契約破棄の条件、契約条項に違反した場合の罰則、契約に書かれてない事項でのトラブル解決の方法も記載しておくことをお勧めします。

このような関連事項も含めて「網羅」した条文を一から作成するのは大変です。そのために、契約書のテンプレートがよく使われます。例えば、「売買」を目的とした契約の場合、必要な事項を網羅したテンプレートが「売買契約書」です。当サイトに掲載している契約書テンプレートをうまく活用いただければ幸いです。

法律に違反した内容の契約書の有効性は?

最後に、契約した内容が法律と矛盾していた場合の問題についてお話しします。法律には、その強制力の観点から以下のように区分されます。

任意規定

民法の契約に関する規定の多くは任意規定で、これと矛盾した内容を契約書で合意した場合は契約書の合意が優先されます。そもそも、契約書でその事項について触れていない場合は、この任意規定に従うことになります。
例えば、家賃は月末に払うよう法律で定められているのはご存知でしょうか?民法第614条には次のように記載されています。
「賃料は、動産、建物及び宅地については毎月末に、その他の土地については毎年末に、支払わなければならない。ただし、収穫の季節があるものについては、その季節の後に遅滞なく支払わなければならない。」
これが任意規定です。貸主と借主間の契約書で、「家賃は月初めに支払う」、と契約されているならば、そちらが優先されるわけです。契約書に支払い日について記載がなければ、任意規定に従って月末払いとなります。

強行規定

これに矛盾した契約書の内容は無効になり、法律が優先されます。例えば、消費者契約法第10条には次の記載があります。
 「民法、商法その他の法律の公の秩序に関しない規定の適用による場合に比し、消費者の権利を制限し、又は消費者の義務を加重する消費者契約の条項であって、民法第1条第2項に規定する基本原則に反して消費者の利益を一方的に害するものは、無効とする」
民法第1条第2項とは「権利の行使及び義務の履行は、信義に従い誠実に行わなければならない」ということですので、信義に従わず誠実に行われなかった消費者の利益を一方的に害する契約は無効、ということです。「消費者契約法のポイント」という消費者庁のガイドラインでは、「事業者が損害賠償をすることを全部免除しているもの」の例が記載されています。

取締規定

これに違反した契約書の内容は無効にはなりませんが、処罰されるものです。一般的に取引自体が公序良俗に反していない限りは、取締規定に違反したとしても契約は無効にはなりません。例えば、よく出される例は「食品衛生法」に違反した無許可の事業者が行った肉の売買契約です。この場合、売買契約は有効という判断が裁判所から出ています。

以上の確認のため、やはり重要な契約書は専門家のチェックを受けた方いいでしょう。

契約書作成時の注意点とよくある失敗例

【注意点・失敗例.1】曖昧な表現でお茶を濁す

実際の契約書でおこりがちなことですが、当事者間で意見が対立し、折り合いがつかず、契約書では、わざと曖昧な表現にして現時点では何も決めないケースです。「…については甲乙協議により定める」などと書いておくわけです。
現時点で合意に至らなくとも特に不都合がない場合は、これでも問題ないのですが、実際発生するとトラブルになる可能性が高いので、この表現を使う場合は慎重に判断したほうがいいでしょう。

【注意点・失敗例.2】印紙が必要な場合も

契約の内容によっては印紙を貼る必要がある場合があります。
どういった契約書が課税対象になるかについては、印紙税法によって定められています。たとえば、不動産の譲渡や賃借、金銭の賃借に関する契約書や、報酬を伴う請負(委託)契約書などが課税文書に該当します。
また、契約金額によって印紙の金額も変わってきますので、国税庁のホームページなどで確認して貼り忘れのないようにしましょう。

【注意点・失敗例.3】複数枚の契約書になる場合は契印

重要な契約書などの場合、複数枚になる場合は、改ざんや抜き取りを防ぐために「契印」を押すことがあります。契印は、製本テープで綴じてある場合、一部がテープにかかるように押したり、あるいはページとページの間に押したりします。これを怠ると偽造しやすくなってしまいます。なお、契印は当事者全員が押すようにしましょう

まとめ

契約書は、法律と同様の文書体系で書かれた、ある意味特殊な文書です。従って、作成に当たっては専門家に丸投げするしかなかったのですが、今では、テンプレートを利用することによって専門家でなくてもある程度の内容のものが作成できる時代になりました。
しかし、一方ではテンプレートに記載された内容を理解することなく安易に使いトラブルを招く、ということも発生しています。一般的な契約書テンプレートではカバーできない独自の契約内容の場合は専門家に作成をお願いする、一般的な契約書テンプレートでカバーできる内容ではあるが、重要な契約やリスクが高い契約の場合は、テンプレートを利用して作成したものを専門家にチェックだけお願いする、というようにうまく使い分けることが大切でしょう。専門家にお願いするのには費用も時間もかかりますので、テンプレートを利用することによって、うまく費用をコントロールしていただければ幸いです。

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