マイナンバー(個人番号)テンプレート

マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の行政手続のために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険者などに提出する国民一人ひとりが持つ12桁の番号です。
マイナンバー制度の導入にあたり、マイナンバーの利用目的の通知から、収集、保管・利用・提供、削除・廃棄などの過程で利用できるテンプレートを用意しました。
無料でご利用いただけますので、ぜひお役立てください。
テンプレートはWordまたはExcelで編集・入力できます。記載内容は、会社の実状や今後のマイナンバー制度の運用に合わせて適宜修正してご利用ください。

マイナンバーの収集

マイナンバーを収集する際には、マイナンバーが正しいかどうかの「番号確認」とマイナンバーを提供する従業員(取引先)が本人かどうかの「本人確認」が義務づけられています。
具体的には、マイナンバーカードや、通知カードで「番号確認」をします。 また、マイナンバーカードや、通知カードと運転免許証など写真付きの身分証で「本人確認」をします。ただし、従業員の本人確認については、担当者が従業員を熟知していて、本人に間違いないことが明らかに判断できる場合は、「本人確認」は不要です。省略可能なのは本人確認だけで、「番号確認」は必要です。

従業員や取引先からマイナンバー(個人番号)を求める際の通知書や提出書のテンプレートです。
マイナンバーの提供を拒否、または拒否された場合に使えるテンプレートもご用意しました。


マイナンバー(個人番号)提出依頼書

マイナンバー(個人番号)提出依頼書

雇用主 → 従業員

従業員にマイナンバーの利用目的を通知し、提供を依頼するための書類です。
マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」といい、個人情報保護法が適用されるので、同法第18条に基づき、マイナンバーを取得するときは、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければなりません。

マイナンバー届出書

マイナンバー届出書

雇用主 ⇔ 従業員

従業員にマイナンバーを提出してもらうための書類です。
従業員が個人番号関係事務実施者として、雇用主の代わりに扶養親族の本人確認と番号確認を行ってマイナンバーを収集することにより、扶養親族からの委任状は不要となります。

マイナンバー台帳兼届出書

マイナンバー台帳兼届出書

雇用主 ⇔ 従業員

従業員からマイナンバーを収集するための提出用紙です。収集後、そのまま保管することで、マイナンバーの管理が出来るようになっています。
従業員の配偶者(第3号被保険者)から従業員へ委任する形式にしているので、雇用主は代理人である従業員の本人確認は必要ですが、配偶者の本人確認は不要です。

委任状

委任状

雇用主 ⇔ 従業員 (扶養家族用)

従業員の配偶者が国民年金の第3号被保険者の届出を事業者にする際、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提出する場合に必要です。

マイナンバー(個人番号)提出依頼書(支払調書用)

マイナンバー(個人番号)提出依頼書(支払調書用)

支払調書用

支払調書等の作成のため、取引先等にマイナンバーの利用目的を通知し、提供を依頼するための書類です。継続して取引を行っている支払先から個人番号の提供を受ける場合、支払先に送付し、この用紙に必要事項を記載してもらうことで「通知」と「番号・身元の確認」を行うことができます。

マイナンバー台帳兼届出書(支払調書用)

マイナンバー台帳兼届出書(支払調書用)

支払調書用

支払調書等の作成のため、取引先等から個人番号または法人番号を収集するための提出用紙です。収集後、そのまま保管するだけで、マイナンバーの管理が出来るようになっています。

マイナンバー提出拒否についての届出書

マイナンバー提出拒否についての届出書

雇用主 ⇔ 従業員

法定調書等にマイナンバーを記載することは企業の義務です。ですが、様々な理由から、従業員等の協力が得られず、マイナンバーの提供を断られてしまう場合があります。そのような場合に、双方が事実確認できるようにするための書類です。

マイナンバー提供拒否経過記録

マイナンバー提供拒否経過記録

マイナンバー事務取扱担当者用

マイナンバーの提供を拒否された場合、提供を求めた経緯(提出を依頼したこと、説明や説得等をしたこと、拒否する理由など)を日付とともに記録・保存して、会社側の義務違反でないことを明確にしておくとよいでしょう。



マイナンバーの管理・保管

収集したマイナンバーの管理については、セキュリティ対策が必要です。マイナンバーの漏えいに対しては厳しい罰則が設けられています。
マイナンバーの取扱いは、事務担当者と責任者だけに限定し、従業員への教育・監督、紙媒体の保管方法・資料の持出・廃棄のルール、パソコンのウィルス対策やパスワードの設置などの安全管理措置を行わなければなりません。

従業員や取引先から収集したマイナンバー(個人番号)の管理・保管に関するテンプレートです。

マイナンバー取得記録簿

マイナンバー取得記録簿

マイナンバー事務取扱担当者用

従業員や取引先よりマイナンバーが記載された書類を預かった際に、取得日、本人確認の手段などを記録するのにご利用ください。

マイナンバー利用実績記録簿

マイナンバー利用実績記録簿

マイナンバー事務取扱担当者用

マイナンバーの事務取扱担当者がマイナンバーを取り扱うときに使用する記録簿です。
特定個人情報保護委員会のガイドラインでは、マイナンバーの利用について、記録を付けることが義務付けられています。いつ、誰が、誰のマイナンバーを、何の目的で利用したのかを記録する必要があります。

マイナンバー台帳

マイナンバー台帳

マイナンバー事務取扱担当者用

収集したマイナンバーを保管する台帳です。従業員10名分の本人と扶養親族等のマイナンバーを記録できます。従業員数が多くない中小企業や、個人事業主を想定して作成しています。マイナンバーを入力してファイルを保存する場合はパスワードの設定も忘れずに行いましょう。



ご利用について

テンプレートをご利用になる際は使用許諾条項をご確認ください。

テンプレートに記載の内容は、会社の実状や今後のマイナンバー制度の運用に合わせて適宜修正してご利用ください。
テンプレートBANKが提供するテンプレートやイラスト・写真素材は、私的利用が原則ですが、本コーナーのテンプレートは、法人でも無料会員登録のみでご利用いただけます。


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