いよいよ郵便料金値上げ!今すぐできる請求書の電子送付

最終更新日:2024年10月01日

いよいよ郵便料金値上げ!今すぐできる請求書の電子送付
2024年10月1日よりいよいよ郵便料金の値上げが実施されます。請求書を郵送している場合など、郵送業務の多い企業や個人はコストの増加が見込まれます。
郵便料金の増加コストを抑える対策として、この機会に請求書の電子化を進めてみてはいかがでしょうか。
請求書電子化のためのシステムやクラウドサービスを利用する方法もありますが、Excelでも可能です。
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郵便料金はどれくらい値上げされる?

25グラム以下の定形郵便物の料金が84円から110円に、50グラム以下の定形郵便物の料金も94円から110円に改定されます。
定形郵便物は25グラム以下・50グラム以下で区分されておりそれぞれ料金が設定されていましたが、このたびの値上げで1区分に統合され、料金が110円となります。

参考:日本郵便

仮に、企業が25グラム以下の封書を月に100通郵送しているとすると、改定前の料金は8,400円(84円×100通)です。これが改定後は11,000円(110円×100通)となり、ひと月あたり2,600円、年間で31,200円の差額が生じます。
企業規模や事業内容によってはさらに多くの通数になる場合も珍しくないでしょう。
送付する郵便物が多い企業ほどコストが増加し、収益への影響も大きくなると考えられます。

ひと月あたりの
郵送通数
料金改定前
(84円)
料金改定後
(110円)
差額
(ひと月あたり)
差額
(年間)
100通8,400円11,000円2,600円31,200円
500通42,000円55,000円13,000円156,000円
1000通84,000円110,000円26,000円312,000円

請求書の電子化 ~Excelテンプレートで即対応

郵便料金の値上げによるコスト増を抑えるための方法の1つとして、請求書や領収書等書類の電子化があります。電子化することで、郵送費だけではなく、印刷・封かん作業のコストも削減できます。

電子化については、Web請求書発行システム等を利用する方法があります。しかし、利用料金が発生したり業務フローが変わるなど、いきなり使い始めるのはハードルが高いと感じる方もいらっしゃるかもしれません。
手軽に始められる方法として、Excel(エクセル)を使って請求書等の書類をPDFで発行するところからスタートしてみましょう。

請求書を作成する際は、テンプレートを活用すると簡単です。
テンプレートBANKの請求書テンプレートはExcel(エクセル)形式ですので、印刷して郵送するだけではなく、PDFで保存すれば、メールに添付して取引先に送信することもできます。

Excelファイル PDFで保存

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インボイス制度に対応した、Excel(エクセル)形式の請求書テンプレートです。
ヘッダには適格請求書発行事業者登録番号記入欄、取引明細ごとに税率区分欄、そして税率区分別小計・消費税額欄を設けています。
外税/内税、消費税計算の端数処理などを設定できるテンプレートや、英語版テンプレートもご用意しています。無料でダウンロードしていただけます。

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請求書電子化における注意点

電子帳簿保存法への対応

請求書を電子データで発行した場合、その控はデータで保存する必要があります。つまり、作成したPDF請求書を控として保存しましょう。
また、電子帳簿保存法の保存要件に則り、改ざんを防止し、また、目的の書類が検索しやすいように管理しましょう。

メールの誤送信防止・セキュリティ対策

請求書を電子送付する場合は、誤送信などのリスクがあります。メールの宛先、添付ファイルの内容をしっかり確認してから送るようにしましょう。また、ファイルにはパスワードを付けて送ることをおすすめします。

なお、サイバー攻撃に対する警戒感から、添付ファイルのやり取りを禁止、ファイルを自動削除している企業もあります。これまで郵送していたものをメール添付に切り換える場合は、事前に相手にお知らせし、確認しておくと安心です。

まとめ

請求書をはじめ、書類の電子化は今後ますます進むと思われます。
書類の作成から送付・管理までトータルでおこなえるシステムやサービスの導入もおすすめですが、「まずは手軽に、やり慣れた方法で」とお考えの方のために、テンプレートBANKが提供するテンプレートを利用する方法をご紹介しました。

テンプレートBANKでは、請求書以外にも、納品書、領収書など様々なテンプレートを提供していますが、いずれもPDF形式での保存ができますので、印刷するだけでなく、電子送付用としてもご活用ください。

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