総勘定元帳とは？作成する目的や記載項目について解説【テンプレート】

総勘定元帳とは

総勘定元帳とは、企業活動において発生した取引をすべて記録し、勘定科目ごとに分類した帳簿を指します。事業者の会計業務を遂行するために必須の書類であり、決算書類を作成したり融資を受ける際などにも利用されるものです。
作成時は、仕訳帳に記載した内容を転記する形で作成します。つまり、理論的には事前に仕訳帳を作成しておかなければ総勘定元帳の作成はできません。情報の流れを簡単にまとめると以下のとおりです。

1. 取引が発生する
2. 仕訳帳に日時・勘定科目・金額などを記録する
3. 勘定科目ごとの勘定口座を準備する
4. 仕訳帳の内容を総勘定元帳へ転記する

総勘定元帳作成の目的

総勘定元帳を作成することで、勘定科目ごとに「どのような取引が発生したか」「残高はいくらであるか」などを簡単に把握できます。日々の取引は仕訳帳へ複式簿記で記録されていますが、これらは取引内容を時系列で並べたものです。そのため、勘定科目ごとに数値を把握するためには並び替えたり合算したりする作業が必要となり、容易ではありません。
そのため、別の切り口から財務状況を把握することが考えられ、総勘定元帳を作成することが求められました。
たとえば、現在時点での現金残高を知りたい場合に仕訳帳しかない場合、期初から現時点まで現金の項目を抜き出さなければなりません。しかし、現金のみの取引金額を記録した総勘定元帳を作成しておけば、これに目を通すだけで現金の動きや残高を簡単に把握できます。
これは一例ですが、すべての勘定科目について管理されているため、それぞれすぐに把握することが可能です。
企業活動においては多くの勘定科目を利用することとなるため、それらを事前に整理しておき、把握しやすくすることが主な目的といえます。

総勘定元帳のメリット

総勘定元帳を使用するメリットは以下のとおりです。

勘定科目ごとの状況を把握しやすい

最初から勘定科目ごとに集計された資料であるため、それぞれの勘定科目でどの程度のお金が動いているのか、簡単に把握できます。また、残高なども素早く確認できることがメリットです。
たとえば、借入金の元帳を確認すれば、現時点でいくらの借入金が残っているかを正しくかつ素早く把握できます。その金額をふまえて、返済計画を見直すなどの行動に繋げられるでしょう。また、売掛金の残高を確認すれば、回収サイトが適正であるかどうかの判断に役立てられるはずです。

決算書の誤りに気づきやすい

決算書を作成した後に各勘定元帳の残高と照合した結果、数字が一致しない場合があります。この場合、それぞれの帳簿に目を通してミスがないか確認する必要がありますが、総勘定元帳があればこれに目を通すだけで確認が可能です。確認する対象が少なく、すでに計算が完了しているため、差異が生じていないか素早く評価できます。もし何かしらの転記ミスがあるならば、それを解決することで決算書とのズレを解消できるはずです。

総勘定元帳と仕訳帳との違い

仕訳帳はすべての取引が時系列に並んでいるのに対し、総勘定元帳は勘定科目ごとに取引がまとめられています。

仕訳帳は取引の事実を時系列に沿って記載した資料です。期初からスタートし、期末にかけて順番に並べなければなりません。その間には幅広い取引が発生すると考えられ、勘定科目は入り乱れています。その代わり「いつ」「どのような取引が」「いくらで」発生したかという情報を簡単に探し出せます。

それに対して、総勘定元帳は時系列ではなく勘定科目ごとに集計されたものです。合計の値が集約された資料であるため、どのタイミングで取引が発生したかの確認はその場でできません。しかし、一定期間を通じて合計でどれだけの取引が発生したかは簡単に確認できます。時系列に沿って知りたいか、合計を知りたいかによって、これらを使い分けしなければなりません。

総勘定元帳のテンプレート

総勘定元帳はすべての取引を勘定科目ごとに分類して記録したもので、必ず作成しなければならない帳簿です。これを確認することによって各勘定科目でのお金の動きが簡単に把握できます。
無料でダウンロードできるエクセル形式の総勘定元帳のテンプレートをご用意していますので、ぜひご活用ください。

状況別総勘定元帳の書き方・作り方

総勘定元帳を作成する際は、上記のテンプレートをベースに進めていくとスムーズです。特に記載項目は大きく変更する必要がないため、利用する勘定科目だけ事前に洗い出しておくとよいでしょう。
仕訳帳で利用している勘定科目を総勘定元帳に反映させればよいため、難しく考える必要はありません。どのような勘定科目を仕訳帳で利用しているのか把握しておくだけで十分です。
続いては、総勘定元帳をどのように記載すればよいか、書き方・作り方を解説します。なお、今回はすべての勘定科目について、残高が100,000円の状態であると仮定します。

店頭の商品が現金で購入された場合（税込経理方式）

税込10,000円の商品が現金10,000円で購入された場合、仕訳帳では以下のように記録されます。
【仕訳帳】

店頭の商品が現金で購入された場合（税抜経理方式）

続いては、税抜き10,000円の商品へ消費税率10%が適用され、現金11,000円で購入された場合の仕訳帳を示します。
【仕訳帳】

売掛金を回収した場合

最後に取引先から売掛金の100,000円が入金され、入金手数料が330円差し引かれた場合の仕訳帳を示します。
【仕訳帳】

まとめ

総勘定元帳は仕訳帳に記録された内容を勘定科目ごとに整理してまとめたものです。事前に取引ごとの合計値を計算してあるため、参照するだけで簡単に残高を確認できます。仕訳帳のように時系列で取引内容を把握することは難しいのですが、総勘定元帳は、勘定科目別にお金の流れや動向、残高を素早く把握するために利用されます。
なお、総勘定元帳には日付や摘要などを記録しますので、それをもとに仕訳帳を参照することで具体的な取引内容を確認できます。単体で利用する機会も多いですが、仕訳帳と組み合わせて利用するとなおよいでしょう。

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