わかりやすい企画書・資料作りのための6つのコツ

2017.04.21

わかりやすい企画書・資料作りのための6つのコツ
私たちは日々様々なサービスや商品を提供する、ビジネスの世界に身を置いています。

そこでは、相手に何かを説明したり、理解してもらったり、納得してもらわなければならない場面が出てきますよね。企画の説明、商品・サービスの説明、見積書の説明、などです。

そのため、毎日資料の作成に追われる、もっと言えば資料作成がその日の仕事の中心で、「アッという間に」一日が終わってしまった・・・ということも少なくないのではないでしょうか?

苦労して、エネルギーを使って作った企画書や資料・・・。
説明し終えた時に「で、結局何が言いたかったの?」なんて表情をされた経験はありませんか?

辛いですよね。原因はどこにあるのでしょうか?

実は、企画書や資料作りを誰からも教わったことがないという人が意外に多いようです。「何となく、いつものように作っているから」とか「前任者の資料をそのまま使っているだけ」という人が多いのです。

今回はそんな「なんとなく作られている」企画書や資料を見直して、相手に【よりわかりやすく・より伝わりやすく】するための、基本となる6つのコツをご紹介します!

1.地図を描く

これは別に、企画書(資料)に街の地図を書くという意味ではありません。もちろん喩えです。今から作るものはいったい何のために、誰に何を伝えたいのか?を、まず整理します。

全体観を最初に掴んで、それを“MAP化(地図を描く)”しましょう。「今回の説明ではココがゴール。そのためにはココからココまでをこの資料で説明する。」という地図を描きます。この作業を通じて自分が説明したいことやそのプロセスが見えてきます。まずは自分が理解することが大事です。自分が何を言っているのか・・・がわからなければ、相手に伝わるはずがありませんよね。

2.目次をつくる

地図を描いたら、メモレベルでいいので目次を作りましょう。地図がスタートとゴールを「見える化」する作業だとしたら、目次はその間の「街の名前」や「ランドマーク」に当たります。「目次は最後・・・」と思っておられる方はその目次の意味が違います。「今から自分が伝えたいことはこれとこれ」という目次を作って、それにそって資料を作るのがコツです。

構成が決まらないうちに、いきなりパワーポイントやワードを立ち上げて「腕まくり」なんてことはやめましょう。そういう資料作りは、「この項目を入れるのを後から気づいた」とか「この項目は不要だったな。でも削除したら前後のつながりが解りづらくなってしまった」などという手戻りの作業が発生し、結果的にわかりにくいものを作ってしまう原因になってしまいます。

3.一つの文章(センテンス)に伝えたいことは一つ -「KISSの法則」

KISSの法則」というのをご存知ですか?
これは「Keep It Short and Simple」のこと。

資料作りのコツは“シンプルであること”これにつきます。資料をシンプルにすることでアナタは今回何を言いたいのか?が、より明確になります。

ドラマや映画で想像してみてください。恋愛ものやアクションもの、そして謎解きとサスペンスが全部一緒になった作品は、観ている方も「作り手はいったい何を見せたいの?」と疑問に思うはずです。名作と言われるほど、人の記憶に残りやすいものほど、テーマは明確でシンプルです。

原因と対策・課題と対応・実施策と留意点などは、一連の関連した項目ですが、これが複雑に連なるとすぐにわかりにくくなります。一つのシートに一つのメッセージ。「ワンシート、ワンメッセージ」を心がけましょう。

4.アイコンを使う

人は耳から入る情報よりも目から入る情報の方が、そして同じ目から入ってくる情報も文字よりも画像や絵の方が、脳に伝達されやすいです。ですので、強くメッセージしたいところは意識してアイコンを使ってみましょう。そのうえで、特に注意したい、目立たせたいと思うところには、吹き出し・フレーム・バッジなどのアクセントをつけるとより効果的です。

5.図やグラフを使う

説得力のある事実を説明するときは数字が使われますが、数字の羅列はほとんど文字と化して人の脳には伝わりません。その数字の意味するところをアイコンと同様に、わかりやすく図やグラフで「一目瞭然」状態にしていきましょう。多くのチャートやフロー図、グラフなどはアナタの説明を強力にサポートして、説得力をバックアップします。

6.雛形(テンプレート)を活用する

資料作りを前にして「せめて何をどう作ればいいのか?ということだけでも誰かに教わることができたらあとは何とかなるのに」ということを思ったことはありませんか?

実はこれが一番の資料づくりの「キモ」かもしれません。誰かの成果物をマネするのは「ずるい」気がしますが、それは全然「ずるく」ありません。ビジネスで使う企画書や資料は芸術作品や創作作品ではありません。ビジネスで必要なのは「わかりやすさ」なのです。「わかりやすさ」の完成度が高い資料があればどんどんそれを参考にしましょう!

ましてアナタが企画書作りに慣れてない人であったり、初心者であったりしたらなおさらです。基本が身についていない人が一から資料を作成しようとすると、とんでもない結果になるでしょうから。

資料は「紙芝居」のように

いかがでしたか?資料は聞き手の理解度を深める重要なツールです。
「わかりやすい資料づくり」は相手のためであることはもちろんですが、アナタ自身のためでもあるのです。もし、内容が伝わりにくい資料を作ってしまったら、追加作成や作り直しをせざるをえない事態になりかねません。そうなったら、次の時間が拘束され、結局は自分の首を絞めることになります。
「この資料はわかりやすいかな?」「これで相手に伝わるかな?」
アナタがそう思いながら資料をつくるようになればシメタものです。相手の気持ちを考えながら資料をつくること。それがもっとも「わかりやすい資料づくり」の大事なポイントですから。

最後に・・・

皆さんは、紙芝居は好きでしたか?
紙がめくられるごとに、どんどんストーリーが展開していく紙芝居。見たことのある人なら、そのワクワク感はわかりますよね。

提案資料は「紙芝居のように」とよく言われます。誰にでもわかるような「紙芝居」を作って、相手の気持ちをワクワクするような資料作りができると、その作成作業もきっと楽しい時間となるでしょう!

文:KK

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