仕事の効率を考える-重要性と緊急性

2017年04月04日

仕事の効率を考える -重要性と緊急性-
皆さんはこんな経験ありませんか?

・先週が締切りだった仕事の残りがようやく片づいたと思ったら、次の仕事がやってきて…
・それに手をつけようとしたら、その前に「緊急」の仕事が入ってきて、その「緊急」仕事を片づけようとしたら電話が入って、「メールを送ったから見ておいて欲しい」と言われて…
・メールの依頼に応えようと資料を引っ張り出していたら、いつの間にか仕事が山積み状態…

もうこうなったら、「何から手をつけていいものか」わからなくなってきますよね?目の前の仕事は、全部「今日中にやらなければいけない」仕事ばかりになっていると、もうパニックになります。

そこで「よし!一度この山積みの仕事を整理するために、明日にでも『To Do List(トゥ・ドゥ・リスト=何をやるべきことを書き出したリスト)』を作っておこう!」と、思われている方。

ちょっと待って!

「今、何をやるべきか・・・の優先順位」は決まっていますか?それを決めずにTo Do Listを作っても仕事の整理にはならず、おそらくパニックは消えません。

仕事を4つの枠に分類してみる

そこで仕事を次の4つの枠に分類して、振り返ってみましょう。
それにはまず、仕事を【緊急性】【重要性】の2つに分けます。
【緊急性】とは「すぐに対応しなければならない(~ように見える)もの」です。とにかく即時の対応が求められるものですね。時間との闘いになる仕事です。
そして
【重要性】とは「結果や成果に大きな影響を与えるもの」です。本当に大事なものと言ってもよいかも知れません。
この【緊急性】と【重要性】を掛け合わせると、次の4つの枠ができあがります。

一番時間を使うべき枠は…?

枠内の(1)、(2)、(3)、(4)は、それぞれ【緊急】×【重要】の○×で仕切られています。

(1)は、緊急=○、重要=○ですから、もっともプレッシャーが強くなる仕事です。例えば●お客様へのクレーム処理 ●事故対応 ●危機や災害の対処 ●締切りが迫った仕事 ●せっぱつまった仕事 などです。

(2)は、緊急=×、重要=○です。誰もが大切なことだとわかっているのですが、目の前の忙しさに追われて手が付けられない仕事ですね。●新規のお客様との関係づくり ●健康維持 ●事故の予防 ●品質の改善や、新規業務の開発 ●勉強や自己啓発 などです。

(3)は、緊急=○、重要=×です。実はここに一番日頃の時間が使われていると言われています。例えば●多くの会議出席や報告書の作成 ●意味があるかどうか解らない接待 ●突然の訪問への対応 ●多くの電話やメールの対応 などです。

(4)は、緊急=×、重要=×です。「ひらめき」や「思いつき」はリラックスした時間や雑談のふとした話の中から生まれることもありますが、それを前提にこの(4)の枠に時間を費やすことはできません。なぜなら(4)の仕事は生産的な作業ではない枠だからです。例えばそれは●だらだら電話 ●長時間の雑談 ●待ち時間のネットサーフィン ●その他意味のない活動 などです。

さて、一番時間を使うべき枠はどこでしょうか?(4)でないのは明らかですね。では(4)の真逆である(1)でしょうか?違います。実は正解は(2)「緊急性は高くないが重要性は高い仕事」なのです。

こうすれば山積みの仕事の「山」は低くなる!

第一印象は(1)のように思いがちですが、実は(1)は(2)の準備次第でその仕事を減らすことができます。逆に言えば(2)が準備不足だから(1)の「緊急度があがる」ことになるのですね。「緊急度」というのは結果であって、緊急度が高い仕事がいつも重要であるとは限りません。そして緊急度の高い仕事が山積みされている状態というのは好ましいことではないのです。

私たち人間は、「緊急」ばかりが続くと疲れ果てて、どんどん仕事の能率や効率が落ちていきます。いわゆる「ミスがミスを呼ぶ」という状態になってしまいます。また、(3)の重要でないのに緊急度が高いというのは、一番ストレスが溜まるところです。ある意味(4)の枠よりも罪深いかもしれません。「何でこれをやらなきゃいけないの?」「ちゃんと誰かがやっていればこんなことにはならないのに」「いつまでこんな状態が続くの?」そう思いながらする仕事は決してよい結果は生みません。

重要性は低いのに緊急性だけ高い枠の仕事は、イライラがつのります。緊急性に支配されるほど余裕もなくなっていきます。

「子どもは起きない」「旦那さんも起きない」「学校へ行く時間は迫ってくる」「自分も仕事で出かける時間も迫ってくる」なのに「朝ごはんの用意」は誰もしないし、「ハンカチは?」とか「お弁当はどこ?」とか聞いて来る。そのくせハンカチもお弁当も当人達は探そうとしない。トイレは順番待ち。緊急性ばかりで重要性は・・・?朝のお母さんが殺気立つのはそういう理由、つまり(3)枠の仕事だから・・・だったのですね(苦笑)。


理想は(2)の枠が大きくなって、(4)はほとんどなく、(1)と(3)が少し残っているという状態です。
もし「To Do List」を作るなら、この4つの枠の大きさのゴールを思い浮かべながら作っていきましょう。緊急度の高い仕事が増えてきたら、もう一度仕事の入り方や、取り組み方を考え直すチャンスです。(2)の重要性をもう一度振り返って、(2)に時間を使うように意識するのが大切です。

いかがでしょうか?一度アナタの仕事を棚卸しして、この4つの枠に分けてみませんか?そうすれば少しイライラが解消されて、山積みの仕事の山の高さが低くなるかもしれませんよ?

文:中小企業診断士 橘高 唯史

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