仕事の効率を考える-締切りこそ大事!

2018年06月04日

仕事の効率を考える -「締切り」こそ大事!-
ふと目の前の机を見ると、仕事が山積み。これはあの仕事の資料で、こっちはあのお客様から頼まれた資料・・・いったい何から手をつけたらいいのやら。。。

そこでアナタは思います。

「この忙しさを何とかしないと。やっぱり仕事の効率を上げないと・・・」。

これは誰もが思っていることですが、なかなか実現できません。『効率アップ』『スピードアップ』『時間管理』『タスク管理やスキルアップ』。いろいろな言葉が世にあふれていますが、どこか自分とは別の世界のように聞こえますよね(苦笑)。

さて、どうしたら、仕事を効率よくこなすことができるのでしょうか。

「何を」「いつまでに」やるか、が基本

実は仕事の効率を考える上でもっとも大切なのは「何を」「いつまでに」やるか?ということです。つまり「仕事」と「締切り」との関係ですね。どんな仕事でも締切りがあります。締切りのない仕事があるとしたら、たぶんそれは仕事ではありません。

だって「それでは30年後に提出(納品)します」なんてこと、たぶんこの世の中にはほとんどないでしょう?30年後でいい仕事を今日やる人はまずいないはずです。それにもし、30年後でいい仕事を今日やっていたとしたら、それこそ今日の仕事が置き去りにされているわけですから上手くいきません。そんなことをやっていると「何やってるの?そっちじゃなくて、こっちの仕事を早くやってよ!」って、お客様や上司から怒られるはずです。

「30年後」と「今日」、というのは極端な例ですが、つまり「30年後」というのは、締切りがない世界、「今日」というのは、締切りがある世界です。

「急がないから~これをやってくれる?」とか「時間があるときに、これをお願いしたいのですが」とか、そういう仕事ってありますよね?これは締切りがあるようでない、ないようで実はしっかりある・・・そんな中途半端な状態です。

そんな仕事が実は私たちの周りにはたくさんあります。やらなければいけないけれど「いつまでに」は何となくというレベルでしか決まっていない・・・。何となくというレベルだから、今日やるかどうか?も、何となく決まらない。その上「何を」も実は決まってないので、ついつい後回し・・・

自分で「締切り」を設定しよう

人間は実は弱いものです。締切りがなければ、なかなかその仕事には取りかかりません。ですから、仕事の効率を上げるテクニックとして、自分で「締切り」を作ってしまいましょう!時間のハードルを設定することで、適度なプレッシャーがやる気を高めてくれますし、計画性もグッと高まります。「この仕事はこの仕事の後でも大丈夫」というように、スケジュール管理の全体像もよく見えるようになります。

そしてせっかく決めたのなら、その締切りをスケジュール帳に記録しましょう!できればデジタルよりもアナログのスケジュール帳に書き込むことをおススメします。なぜなら「書く」という行為が、頭に締切日を記憶させるのに役立ちますし、何よりも「自分への宣言」となります。

もともとは日にちを指定されていない仕事。設定した「締切り」は自分が作ったものです。それを守れるか守れないかは自分次第。ゲーム感覚で、この締切りを楽しむというのはどうでしょうか?例えば締切り日までにその仕事が間に合わなければ「ランチ抜き」とか(笑)。ダイエットに役立つかもしれません。
でも「ダイエットしたかったから、締切りを遅らせちゃった・・・」というのはナシですよ!

文:中小企業診断士 橘高 唯史

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