相手が受け取って気持ちいい礼状とは

2017年04月24日

相手が受け取って気持ちいい礼状とは
ビジネスで相手とやり取りする文書の一つに「礼状」があります。

お中元やお歳暮を頂戴した、お祝いをいただいた、時間を割いてもらった、遠方まで足を運んでくださった…などに対して、感謝の気持ちを述べお礼を伝えるのが「礼状」です。

ビジネスを円滑に行うためのツールという側面はあるものの、他のビジネス文書に比べて、ちょっと"人間味"が感じられる文書ではないでしょうか。

そんな礼状の書き方について何点かまとめてみました。

お礼状は、定型文に一言自分のことばを添える

通常、ビジネス文書のやり取りには、一定のテンプレート・文例を利用している方が多いと思います。

一から自分の言葉で文書を全て書き起こすのは、時間がかかりすぎて大変ですし、誤字脱字なども防ぎきれません。

仕事上のやりとりでまず大切なのは、明確で分かりやすいこと・正確であることなので、テンプレートを使うこと自体には問題はありません。むしろ時間短縮や効率化、正確性のためにも、テンプレートを利用すべきです。

定型文の「お礼」は相手の心にささりますか?

ただ、お礼状はそもそも「お礼」「感謝」という気持ちを伝えるための方法です。

定型の文章だけでは、なかなか気持ちは伝わらない…というのは、自分が定型文のお礼状をもらった時のことを想像してみれば、誰しも理解できるところですよね。

「拝啓」から始まって、「敬具」で終わる例文だけで終わらせず、一言自分のことばを書き添えれば、よりお礼状「らしく」なるものです。

具体的なことを書くのがおすすめ

お礼状は、お礼を伝えることが主目的ですので、なにも長い文章を書かなくてもかまいません。

一言自分のことばを添える際には、「具体的なこと」を書くのがおススメです。
テンプレート・例文は世の中に数々ありますが、"あなた" が、 "その相手"に、 ”今” 礼状を出すにいたった具体的な内容は、当然書かれていません。
あなたの具体的な体験・感謝の気持ちを書いた文章は、他の誰とも違う、世界にたった一つの文章です。

実際の体験や気持ちを元に書いた文章には、リアリティがあります。そのリアリティが、相手に伝わる力になります。

印刷する紙を選ぶと雰囲気が変わる

お礼状は、手書きで書ければいちばんいいのですが、それは難しいという方は多いですよね。

印刷するなら、送る相手や伝えたい内容によって、印刷する紙も選びましょう。

コピー用紙に印刷するなら、せめて定型文以外の一言メッセージは手書きで書くと、人間味が感じられ、気持ちがより伝わります。

だいじなお客様なら、ちょっと高級な紙に印刷するのもおすすめです。

また、親しみを感じさせたい相手であれば、ワンポイントイラストや背景が最初から印刷された市販のデザイン用紙に印刷するという手もあります。相手のイメージに合うデザインを使い分ければなおよいです。
ハガキにお礼状を書くのもいいですね。絵葉書も柄を選んで使えばすてきなお礼状になります。

気持ちが冷めないうちにすぐ礼状を送りましょう

御礼状は、自分の気持ちも相手の気持ちも冷めないうちに、できるだけすぐ書いて投函しましょう。
遅れて届くお礼状では、感謝の気持ちも薄れてしまいます。

お礼状をいただいて嫌な気持ちになる人はいません。お礼状を出すか出さないか迷ったら、すぐに書いて出しましょう。

フォントは明朝が無難、縦書き横書きは状況に応じて

相手との関係や、印刷する紙にもよりますが、お礼状のフォントは明朝体が無難です。

縦書きなら、よりフォーマルな感じがしますが、ビジネスの相手であれば横書きで問題はないでしょう。

お礼状の本来の意味を考えて

以前、開けるとメロディが流れるメッセージカードのお礼状をいただいたことがあります。
ビックリしたのでよく覚えてはいますが、そんな高価なカードを送り続けることは費用の面から難しいですよね。

「ここぞ」という時に意外性のあるお礼状を送るのは、インパクトがあってよいかもしれません。

しかし通常はそこまで無理せずとも、自分のことばを使って、きちんと自分の感謝の気持ちが伝わる礼状を送ることが、相手への礼儀と言えるでしょう。

礼状の例文テンプレートは以下にご用意しています。便利なテンプレートを活用しながらも、ひとこと自分のことばを書いて、ビジネスの相手との関係をしっかり築いていってください。

礼状 のテンプレート一覧へ

他社へ訪問した時、お祝いやお歳暮をいただいた時など、様々なシーンでお礼をいうことは、その後のビジネスを円滑に行うためにも、とても大切なことです。失礼のないよう、きちんとした文章で書くことを心がけましょう。

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