社外文書 のテンプレート一覧へ
礼状や詫び状、案内状、督促状など、社外とやり取りする取引・社交・儀礼上のビジネス文書テンプレートを多数ご用意しました。それぞれ文例が入っていますが、ワードで適宜内容を書き換えてご利用ください。「社外文書」のWord（ワード）形式やPDF形式のテンプレートは無料でダウンロードしていただけます。
取引文書の書き方と注意点とは
最終更新日：2024年02月21日
ビジネスにおいて、必要不可欠な「ビジネス文書」。詫び状・始末書・確認書・注文書…等々、「ビジネス文書－社外」のカテゴリの中には、実に様々な文書が含まれます。
取引先とのやり取りを円滑に行うためにも、文書の作成は必須です。当サイトでは、テンプレート内に文例が入った様々なカテゴリのビジネス文書テンプレートを用意しており、必要な部分の修正のみでパッと簡単に作成できます。
文書作成の時間短縮に、ぜひお役立てください！
参考記事：始末書と顛末書の違いとは？具体的な書き方や例文、テンプレートを紹介
取引先とのやり取りを円滑に行うためにも、文書の作成は必須です。当サイトでは、テンプレート内に文例が入った様々なカテゴリのビジネス文書テンプレートを用意しており、必要な部分の修正のみでパッと簡単に作成できます。
文書作成の時間短縮に、ぜひお役立てください！
参考記事：始末書と顛末書の違いとは？具体的な書き方や例文、テンプレートを紹介
取引文書の大切さ
「取引文書」とは、社外の取引先に対して、通知・依頼・請求・契約などのビジネスを行ううえでの取り決め等を行う際に作成し、先方へ提出する文書のことです。
取引文書は、取引先とのやり取りを行ううえでとても重要になる書類です。
書面に残すことにより、契約内容や、受注内容・納品日など、最初に取り決めが行われた内容の証拠となります。
口頭でのやり取りでは、言った・言ってないのトラブルになりかねませんし、契約内容が曖昧なままだと、受注側の受け取り方によっては追加見積りなどになってしまうケースもありえます。
そういったトラブルを防ぐためにも、事前に取引文書を交わすことはとても重要なのです。
取引の「証拠」となる以上、文書の作成・取り扱いには注意が必要です。
記載内容のミスや紛失がないよう、気を付けてください。
取引文書の書き方・マナー
取引文書は、「正確・明確・簡潔」に書くことが基本です。
「～と思われる」、「～頃」といった曖昧な表現や、長い文章、専門用語の多用は理解しにくく、トラブルのもとになるので気をつけましょう。
本文には、前文（頭語・時候の挨拶・感謝）、主文（要件）、末文（しめくくり･結語）を記入するのが一般的です。
作成後に、記載間違いがないこともしっかり確認することを忘れずに。
参考記事：ビジネス用の送付状の無料テンプレートを紹介。正しい書き方も解説
間違いやすい表記に注意！
取引文書に必須な「敬称」は、意外に間違えやすいので注意が必要です。
以下を参考に、正しい内容で記載しましょう！
1.お取引先各位
誤表記例） お取引先様各位、お取引先各位様
→「各位」が敬称で「皆様」をあらわします。「様」「殿」をつけてしまうと、二重敬語となり、NGです。
2.〇〇社長
誤表記例） 山上社長様
→役職名は敬称にあたります。役職の後に「様」をつけるのは二重敬語になり、NGです。
3.〇〇株式会社 総務部御中
誤表記例） 〇〇株式会社 総務部様
→会社・部署などの組織宛の敬称は「御中」としましょう。「様」は個人宛の敬称となります。また、「株式会社」は、（株）などに省略しないのがマナーです。
敬称の間違いがあると、取引先にあまりよい印象をもたれません。このあとの取引を円滑に進めるためにも、表記間違いがないように文書を作成しましょう。
[PR]
[PR]
