取引文書の書き方と注意点とは

2017年12月25日

取引文書の書き方と注意点とは
ビジネスにおいて、必要不可欠な「ビジネス文書」。詫び状・始末書・確認書・注文書…等々、「ビジネス文書-社外」のカテゴリの中には、実に様々な文書が含まれます。
取引先とのやり取りを円滑に行うためにも、文書の作成は必須です。当サイトでは、テンプレート内に文例が入った様々なカテゴリのビジネス文書テンプレートを用意しており、必要な部分の修正のみでパッと簡単に作成できます。
文書作成の時間短縮に、ぜひお役立てください!

取引文書の大切さ

「取引文書」とは、社外の取引先に対して、通知・依頼・請求・契約などのビジネスを行ううえでの取り決め等を行う際に作成し、先方へ提出する文書のことです。

取引文書は、取引先とのやり取りを行ううえでとても重要になる書類です。
書面に残すことにより、契約内容や、受注内容・納品日など、最初に取り決めが行われた内容の証拠となります。
口頭でのやり取りでは、言った・言ってないのトラブルになりかねませんし、契約内容が曖昧なままだと、受注側の受け取り方によっては追加見積りなどになってしまうケースもありえます。
そういったトラブルを防ぐためにも、事前に取引文書を交わすことはとても重要なのです。

取引の「証拠」となる以上、文書の作成・取り扱いには注意が必要です。
記載内容のミスや紛失がないよう、気を付けてください。

取引文書の書き方・マナー

取引文書は、「正確・明確・簡潔」に書くことが基本です。
「~と思われる」、「~頃」といった曖昧な表現や、長い文章、専門用語の多用は理解しにくく、トラブルのもとになるので気をつけましょう。

本文には、前文(頭語・時候の挨拶・感謝)、主文(要件)、末文(しめくくり・結語)を記入するのが一般的です。

作成後に、記載間違いがないこともしっかり確認することを忘れずに。

間違いやすい表記に注意!

取引文書に必須な「敬称」は、意外に間違えやすいので注意が必要です。
以下を参考に、正しい内容で記載しましょう!

1.お取引先各位
誤表記例) お取引先様各位、お取引先各位様
→「各位」が敬称で「皆様」をあらわします。「様」「殿」をつけてしまうと、二重敬語となり、NGです。

2.〇〇社長
誤表記例) 山上社長様
→役職名は敬称にあたります。役職の後に「様」をつけるのは二重敬語になり、NGです。

3.〇〇株式会社 総務部御中
誤表記例) 〇〇株式会社 総務部様
→会社・部署などの組織宛の敬称は「御中」としましょう。「様」は個人宛の敬称となります。また、「株式会社」は、(株)などに省略しないのがマナーです。

敬称の間違いがあると、取引先にあまりよい印象をもたれません。このあとの取引を円滑に進めるためにも、表記間違いがないように文書を作成しましょう。

ビジネス文書-社外 のテンプレート一覧へ

礼状や詫び状、案内状、督促状など、社外とやり取りする取引・社交・儀礼上のビジネス文書テンプレートを多数ご用意しました。それぞれ文例が入っていますが、ワードで適宜内容を書き換えてご利用ください。

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