これだけは押さえよう！新入社員が知っておくべきビジネスマナー

なぜ、ビジネスマナーが重要なのか

ビジネスマナーとは、仕事を円滑に進めるうえで必要なマナーの総称です。時には堅苦しいと思うこともあるでしょうが、知っておけばコミュニケーションが円滑になり、自分の上司や取引先の方ともスムーズに話ができるようになります。良い人間関係を作るきっかけにもなるはずです。
逆に、ちょっとした振る舞いが原因で相手を不快な気分にし、それによってあなたやあなたの会社の評価が下げられてしまうとしたら、バカバカしいですよね。
ビジネスマナーは、社会人生活を円滑に進めるための「社会人としての基本」であると理解しましょう。

挨拶は基本のき

挨拶は、コミュニケーションの初めの一歩、第一印象を決めるものでもあります。
特に「初対面の第一印象は出会った初めの3～5秒で決まる」といわれるほど、最初が肝心です。相手に対する敬意などの気持ちを表現する手段ですから、しっかり挨拶するようにしましょう。

挨拶には、会釈、普通礼、敬礼があり、上体を倒す角度やその意味するところが違います。

会釈は、社内の近しい人たちなどと、もっとも頻繁に交わされる軽い挨拶です。上体を15度ほど倒しておこないます。
普通礼は、お客様や上司、あるいは先生など、敬意を表す必要がある相手に対しておこなう挨拶です。上体を約30度ほど倒し、丁寧に礼をします。
敬礼は、感謝やお詫びなどの気持ちを表すときに使う、もっとも丁寧な礼の仕方です。上体を60度ほど倒し、ゆっくり戻します。

挨拶は、形も大切ですが、第一印象を左右する表情や姿勢にも気を配りたいものです。大げさな笑顔は必要ありませんが、口角を上げて明るい印象の表情を演出しましょう。また、姿勢が良くないのも印象が悪いものです。過剰に背筋を伸ばす必要はありませんが、肩の力を抜いて背中が丸まらないように意識するだけでも堂々と見えます。

背筋がスッと伸びた、明るい表情の人がきちんとした挨拶をしたら、その人の印象は良いものになると思いませんか？ビジネスマナーは、相手の立場に立つと理解しやすいものです。

話し方－円滑なコミュニケーションのために、大切なのは姿勢と表情

ビジネスは、話すことで進んでいくものです。ですから、コミュニケーションを円滑にするためにも、話し方は大切です。

話すときはまず、姿勢と表情を大切にしましょう。姿勢を良くして、相手の目を見て話します。背筋が伸びると声がこもりにくくなり、聞き取りやすい声で話せるようになります。声のトーンも普段より少し高めを意識すると印象が明るくなります。

また、緊張すると話すスピードが速くなったり、語尾が曖昧になったりするので語尾まできちんと相手に伝えることを意識しましょう。ボディランゲージを交えて話すことも大切です。言葉だけより、より自分の気持ちが伝わりやすくなります。

そして、忘れてはいけないのが、相手の反応や表情を確認することです。相手が話している間は、興味のある姿勢を見せ、相手の話を聞きながら相づちを打つなど、大げさにならない程度のリアクションを心がけます。一方的な話は、相手に不快な印象を与えてしまいます。

相手先に出向いて商談などをおこなう場合、話す内容については事前に下調べをして箇条書きにまとめておくと要領よく話が進められます。また、取引先の方や目上の方と話す場合、敬語に自信がないとついつい黙りがちになったり、早口になったりしがちですが、完璧でなくてかまいませんのでまずは丁寧な言葉を心がけましょう。誠実な態度で接することで、好感を得られます。

電話応対－顔が見えないからこそ丁寧に

顔が見えない分、緊張するのが電話対応です。特に最近は、多くの若者にとってメールやSNSがコミュニケーションの中心手段となり、電話はあまり使われなくなっています。こうした事情もあって、新入社員のなかには、電話は苦手と感じている人も多いのではないでしょうか。しかし、電話対応は、慣れが肝心。また、電話対応がこなせれば、仕事にも一つ自信が持てるようになります。

電話は、相手が見えないものですが、声には表情や姿勢が表れます。見えないからこそ良い姿勢と笑顔を心がけて電話を取るようにします。

電話は、2コール以内に取るように心がけ、3コール以上鳴ってしまったときは、「お待たせしました」とお詫びの言葉を添えるようにします。そして、受話器を握る手は、利き手の反対側の手。なぜなら、利き手は相手との会話で必要な情報をメモするためにあけておかなければなりません。

電話を取ったら、まずは社名を告げ、相手が名乗ったら、そのタイミングで「いつもお世話になっております」と挨拶します。相手の社名、名前、名指人を聞いたのち、復唱して確認します。相手が名乗らない場合は、「失礼ですが、どちら様でしょうか？」と尋ねて確認します。こうした内容は、すべてメモに取りながら聞きます。聞き取りにくい場合は、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願いします」と聞き直します。
ただ、相手の社名・名前などの復唱はケースバイケースです。取引先の名前をまだ覚えていない場合や聞き取りにくい場合は間違いを防ぐためにも確認したほうがよいのですが、よくかかってくる相手に毎回おこなう必要はありません。

相手の会社と名前、名指人が確認できたら、電話をつなぎます。名指人が不在の場合は、不在の状況を伝え、席に戻る時間を知らせます。相手の意向を確認し、対応できることは対応し、必要があれば名指人に連絡を取るなどします。急ぎでなければ、メモを残し、名指人のデスクに置いておきます。

名刺交換－第一印象を左右する重要な瞬間

社会人になったことをもっとも実感する機会の一つが「名刺交換」ではないでしょうか。　すべてのビジネスは、ここから始まります。スマートに名刺交換ができるようになりたいものですね。

名刺は、自分のもう一つの顔といえます。いただいた相手の名刺とともに、自分の名刺も大切にしましょう。

名刺は、訪問側から渡すのが基本です。上司と一緒に訪問したときは、上司から先に名刺交換をおこないます。また、相手が複数人数いた場合、役職が上の方から順に渡すようにします。
とはいえ、初訪問の挨拶は、訪問を受けた方が準備が整っていることが多いため、相手が先に差し出しがちです。そういう場合は、まず受け取り、「申し遅れました」と一言ことわってから渡すようにします。

渡し方は、相手の目を見て、名刺を相手が読める向きで胸の高さで差し出します。

受け取り方は、利き手で受け取り、もう一方の手を添えます。名刺を持つ際は、会社のロゴや名前の上に指がかからないように注意し、その場で目を通します。名字が聞き取れなかったり、名前の読み方が分からなかったりした場合は、このタイミングで確認します。

双方が同時に名刺を差し出すこともよくあります。この場合は、右手で自分の名刺を差し出し、左手に持った名刺入れを「受け盆」として、相手の名刺を乗せて受け取るようにします。名刺を受け取るときは、「頂戴します」と言い添えます。相手が自分の名刺を持ったら、空いた右手を受け取った名刺に添え、両手でいただく形を作って手前に引き寄せます。

面談中、いただいた名刺は名刺入れの上に置き、相手の名前や役職などを覚えたら名刺入れにしまうようにします。打ち合わせがひと段落したタイミングなどを見計らうと、スマートです。相手が複数の場合、席順に並べておき、名刺入れには相手の立場の高い人の名刺を置きます。

名刺は、クリアファイルなどに入れてきちんと管理します。会った日や印象的な話などはメモとともに残しておくと、後々役に立つこともあります。また、最近は、名刺もデータ化して管理する企業が増えています。そうすれば、探しやすく、メールアドレスなどもコピーできますし、共有も可能です。

敬語を使いこなせばビジネスマナー上級者に

様々な年齢の人と話す機会があるビジネスシーンですから、正しい言葉遣いも不可欠です。敬語は、ビジネスマナーでもっとも身につけるのに時間がかかるものの一つと言えそうです。

敬語には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」「美化語」の4種類があります。

もっとも難しいのが「尊敬語」と「謙譲語」の使い分けです。どちらも相手を敬って使う言葉ですが、「尊敬語」は相手を高めて表現する言葉で、「謙譲語」は自分をへりくだることで、相手を高める表現となります。これを間違えると、丁寧に話しているつもりが実は大変失礼な言い方になってしまっていた、ということにもなりかねません。特に文章で書く場合、敬語の間違いは目立ちますので、注意が必要です。

敬語は、自分と相手の立場の関係や状況を瞬時に判断できなければ、適切には使えません。一朝一夕で身につくものではありませんので、まずは知識をしっかり学んでから、実践に入る方法がおすすめです。

まとめ

最初は慣れないことが多くても、きちんと覚えて実践すれば、半年後にはどれもスムーズにできるようになるはずです。正しいビジネスマナーを実践することで信頼度も上がり、自分自身も自信が持てるようになります。

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■参考サイト
『PHP人材開発』／PHP研究所
『横浜求人ナビ』／日総ブレイン