個人情報を適切に取り扱うために(2) －個人情報の漏えいを防ぐ便利なアイテム
最終更新日：2017年05月22日
個人情報保護法が改正され、2017年5月30日から施行されることについては以前の記事でもご案内しました。
個人情報漏えいの原因の8割が内部からと言われています。それも悪意あるものではない、誤操作や紛失・置忘れなどの管理ミスがほとんどです。ならば管理体制の強化・教育を、となりますが…さて、どこから手をつけたらよいのでしょうか？
まずは手っ取り早く、形から「いつも使っているものを変えるだけで自然と個人情報の管理体制を強化できる」という便利な用紙をご紹介します。
いつもの用紙を別の用紙に替えるだけ
コピー偽造予防用紙
まずは個人情報の保管に利用している用紙を変えましょう。「コピー偽造予防用紙」はコピーを取ると「COPY」の文字が浮き上がります。不正コピーを防ぎ原本を守るだけでなく、仮に重要書類と認識せず利用しようとコピーした従業員がいたとしても、ここで気づきます。
「はがすと壊れる開封防止シール」「貼った面に跡が残らない開封防止シール」
頻繁に利用しない情報や普段はデータで利用している情報の原本は、ダンボールや引き出しに保管しているケースもあります。そこにはこのシールを貼っておきましょう。「はがすと壊れる開封防止シール」、「貼った面に跡が残らない開封防止シール」です。
「はがすと壊れる開封防止シール」は、名前の通りはがそうとするとシール自体がボロボロに壊れます。隙を見て情報を抜き出すことなどできません。
「貼った面に跡が残らない開封防止シール」は、はがすとシールに「開封済」の文字が浮き出るので、様々なシーンで、不正な閲覧や意図せぬ持ち出しを防止できます。
また、それらの情報をどこかに送る場合にも役立ちます。
情報管理体制の構築・教育とセットで
あくまでルールや体制づくりが前提ですが、それでも起こってしまうのがヒューマンエラー。万が一のリスクに備えるためににこういった市販用紙を利用することもおすすめです。
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