「差し込み印刷」ツールバーの[データファイルの編集]ボタン をクリックします。
（Microsoft®Word2000より前のバージョンでは[データソースの編集]ボタンです）

住所録が開きます。
（Word以外の住所録は開いていても、ディスプレイの一番前に表示されない場合がありますので、デスクトップのタスクバーで住所録が開いていることをお確かめください。）
Wordで編集する住所録の場合、[データファイルの編集]ボタン をクリックすると、｢データフォーム｣が表示されます。

必要な宛名情報を入力して、[OK]ボタンをクリックします。新しい宛名情報を作成する場合は[レコードの追加]ボタンをクリックし、データを追加してください。

※ Windowsの場合、この住所録はハードディスクドライブ（例：Cドライブ）の下の｢My Documents｣フォルダに、Wordの場合｢はがき住所録.doc｣、Excelの場合｢はがき住所録.xls｣、Accessの場合「はがき住所録.mdb」が自動的に作成されます。
※ Macintoshの場合、この住所録は「Macintosh HD」の下の｢Microsoft Office98｣の下の「Templates」の下の「その他の文書」フォルダに、Wordの場合｢Wordアドレス帳｣、Excelの場合｢Excelアドレス帳｣が自動的に作成されます。

※差出人住所を変更する場合は

「差し込み印刷」ツールバーの[次のレコード]ボタン をクリックして、すべてデータののレイアウトを確認します。
（住所録に入力したデータが表示されない場合は、[差し込んだデータの表示]ボタン を押してください。）

※[無効な差込フィールド]画面が表示された場合は

「差し込み印刷」ツールバーの[プリンタに差し込み]ボタン をクリックして、印刷します。
※印刷位置を微調整するには

はがき宛名印刷]ツールバーの[差出人住所の入力]ボタンをクリックし、[差出人住所の入力]画面で情報を入力します。